ISO 9001

Definicja

ISO 9001 to uznana na świecie norma systemów zarządzania jakością. Określa wymagania dotyczące spójnych procesów, orientacji na klienta i ciągłego doskonalenia, ale nie gwarantuje jakości pojedynczych produktów ani usług. Kupujący mogą wymagać, aby dostawcy mieli lub utrzymywali odpowiednią certyfikację jako umowne zabezpieczenie jakości albo wymóg kwalifikacyjny w postępowaniu o udzielenie zamówienia, gdy jest to dopuszczalne. Ponieważ norma jest prywatna, a nie przepisem prawa, umowy odsyłają wprost do niej, a nie do przepisu ustawy.

Przykład

W tym przykładzie postępowanie wymaga – o ile wymóg jest dopuszczalny na podstawie właściwych przepisów – aby oferenci mieli ważną certyfikację ISO 9001 i utrzymywali ją przez cały okres umowy. Równoważne certyfikaty należy co do zasady uznawać na podstawie właściwych przepisów, podobnie jak inne dowody równoważnego zapewnienia jakości, gdy spełnione są wymagane warunki.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Utrata certyfikacji ISO 9001 w okresie umowy może stanowić naruszenie umowy, jeśli certyfikacja jest ciągłym zobowiązaniem. Dostępne środki zależą od zakresu i ważności certyfikacji, umowy, właściwego prawa i wagi sytuacji; wypowiedzenie ani rozwiązanie nie następuje automatycznie. Dla kupujących brak kontroli przy odnowieniu umowy może oznaczać, że uzgodnione zabezpieczenie jakości ustało bez wiedzy kupującego.

Jak tym zarządzać

• Sformułuj wymóg certyfikacji jako ciągłe zobowiązanie umowne, a nie tylko wymóg przy podpisaniu, aby utrata certyfikatu w okresie umowy mogła stanowić naruszenie umowy. Wskaż właściwą wersję normy, zakres certyfikacji, które lokalizacje i która osoba prawna są objęte oraz ewentualne rozwiązania przejściowe. Ureguluj też raportowanie i skutki braków, z uwzględnieniem właściwego prawa.
• Wymagaj, aby dostawca co roku przekazywał kopię aktualnego certyfikatu i niezwłocznie informował cię o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji. To wymóg umowny, a nie ogólne terminy ISO.
• Rejestruj rzeczywistą datę ważności certyfikatu oraz datę kolejnego audytu lub raportowania osobno od daty zakończenia umowy, aby móc zweryfikować certyfikację ponownie przed kolejnym corocznym przeglądem, a nie dopiero przy odnowieniu umowy.
• Jako kupujący weryfikuj certyfikat niezależnie w jednostce certyfikującej, która go wydała, albo w innym odpowiednim źródle, zamiast opierać się wyłącznie na kopiach od dostawcy.