Pozasądowe koszty dochodzenia należności

Definicja

Pozasądowe koszty dochodzenia należności to uzasadnione wydatki wierzyciela poniesione po to, by uzyskać zapłatę przed wszczęciem postępowania sądowego — na przykład przypomnienia, wezwania do zapłaty i działania windykacyjne. W transakcjach handlowych ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przyznaje wierzycielowi, obok odsetek, rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: równowartość 40 EUR, gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł, 70 EUR, gdy jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł, i 100 EUR, gdy wynosi co najmniej 50 000 zł. Ponadto wierzycielowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów odzyskiwania przekraczających tę kwotę. Rekompensata należy się bez wezwania, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek, a jej równowartość ustala się według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia. Wobec konsumentów nie ma stałej ustawowej kwoty: nadmierne opłaty za wezwania mogą być uznane za niedozwolone postanowienia umowne.

Przykład

Po upływie terminu płatności wierzyciel w transakcji handlowej może — obok odsetek — doliczyć do wezwania ustawową rekompensatę 40 EUR, jeżeli wartość niezapłaconego świadczenia nie przekracza 5 000 zł.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Wielu wierzycieli nie dolicza rekompensaty za koszty odzyskiwania do swoich wezwań, bo nie zna tego uprawnienia albo nie potrafi wykazać, że odsetki już się należą. W efekcie tracą rekompensatę, która im przysługuje. Dla dłużnika zasadne roszczenie o koszty odzyskiwania oznacza, że końcowa kwota może być istotnie wyższa od pierwotnej faktury.

Jak tym zarządzać

• Pamiętaj, że w transakcjach handlowych rekompensata za koszty odzyskiwania należy się bez wezwania od dnia nabycia uprawnienia do odsetek — dolicz ją do wezwania, gdy spełnione są warunki ustawy.
• Sprawdź, który próg kwotowy świadczenia ma zastosowanie, i zastosuj odpowiednią kwotę: 40, 70 albo 100 EUR. Przelicz ją według średniego kursu euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia.
• Dokumentuj faktycznie podjęte działania, z datami i dowodami: pierwotną fakturę, przypomnienie, wezwanie do zapłaty i zlecenie windykacji. Dokumentacja wspiera roszczenie, ale nie gwarantuje jego zasadności.
• Uważaj na klauzule rozszerzające odpowiedzialność kosztową dłużnika poza ustawę. W obrocie B2B swoboda umów pozwala na dodatkowe ustalenia, ale postanowienie naruszające prawo lub zasady współżycia społecznego może zostać uznane za nieważne (art. 58 KC), a w umowach konsumenckich — za niedozwolone postanowienie umowne.
• Jeżeli wezwanie nie przynosi efektu, zaplanuj kolejny krok bez zbędnej zwłoki: sprawdź zasadność roszczenia, proporcjonalność działań i terminy przedawnienia. Nie zakładaj, że samo przypomnienie przerywa bieg przedawnienia.

Podstawy prawne

• art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: rekompensata i zwrot kosztów odzyskiwania należności Prawo polskie

Sprawdź, jakiego prawa dotyczy każda referencja. To informacja ogólna, a nie porada prawna. Te pojęcia są różnie traktowane w różnych systemach prawnych. Zweryfikuj aktualne brzmienie przepisów i ich zastosowanie do Twojej sytuacji z kwalifikowanym prawnikiem.