Vertragsregister

Definition

Ein Vertragsregister ist das maßgebliche Verzeichnis, das alle aktiven und historischen Vereinbarungen zusammen mit Vertragspartner, Wert, Laufzeit, Verlängerungs- und Kündigungsdaten sowie dem Verantwortlichen auflistet. Es ist das Fundament des Vertragsmanagements: Ohne ein vollständiges Register können Unternehmen Fristen, Ausgaben oder Risikoexpositionen nicht zuverlässig überwachen.

Beispiel

Das Importieren aller Lieferantenverträge in ein Register offenbart drei Verträge, die jahrelang unbemerkt automatisch verlängert wurden.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Verträge, die über E-Mail-Threads, gemeinsame Laufwerke und persönliche Ordner verteilt sind, schaffen einen gefährlichen blinden Fleck. Sie können nicht durchsetzen, was Sie nicht finden können. Eine um nur einen Tag versäumte Kündigungsfrist kann ein Unternehmen für eine weitere vollständige Vertragslaufzeit binden, und ein Streit über eine Verpflichtung, deren ursprüngliche Bedingungen Sie nicht finden können, bringt Sie sofort in Nachteil.

So gehen Sie damit um

• Importieren Sie alle bestehenden Verträge als ersten Schritt in ein zentrales System, noch bevor Metadaten hinzugefügt werden, damit nichts unsichtbar bleibt.
• Standardisieren Sie die bei der Erfassung festgehaltenen Mindestmetadaten: Vertragspartner, Vertragstyp, Wert, Startdatum, Enddatum und Kündigungsfrist.
• Legen Sie eine Richtlinie fest, dass kein Vertrag unterzeichnet wird, bis er im Register erfasst ist, damit das Register vollständig bleibt.
• Führen Sie jährlich ein Vollständigkeitsaudit anhand von Finanzunterlagen durch, um Vereinbarungen zu erfassen, die unterzeichnet, aber nicht eingetragen wurden.
• Schränken Sie Bearbeitungsrechte ein, sodass nur benannte Verantwortliche die Kernmetadaten eines Vertrags aktualisieren können, um die Registerintegrität zu wahren.