ISO 9001

Definition

ISO 9001 är en internationellt erkänd standard för kvalitetsledningssystem. Den ställer krav på enhetliga processer, kundfokus och ständiga förbättringar, men garanterar inte kvaliteten på enskilda produkter eller tjänster. Köpare kan kräva att leverantörer har eller upprätthåller relevant certifiering som avtalsenlig kvalitetssäkring eller kvalificeringskrav i en upphandling, när det är tillåtet. Eftersom standarden är privat och inte lagstiftning hänvisar avtal direkt till den i stället för till en lagbestämmelse.

Exempel

I detta exempel kräver upphandlingen, förutsatt att kravet är tillåtet enligt tillämpliga regler, att anbudsgivarna har giltig ISO 9001-certifiering och upprätthåller den under hela avtalstiden. Likvärdiga intyg ska godtas enligt tillämpliga regler, liksom andra bevis på likvärdig kvalitetssäkring när de lagstadgade villkoren är uppfyllda.

Varför detta är en affärsrisk

Att förlora ISO 9001-certifieringen under avtalstiden kan innebära ett avtalsbrott om certifieringen är ett fortlöpande åtagande. Vilka påföljder som kan bli aktuella beror på certifieringens omfattning och giltighet, avtalet, tillämplig lag och situationens allvar; uppsägning eller hävning sker inte automatiskt. För köpare kan utebliven kontroll vid avtalsförnyelsen innebära att den avtalade kvalitetssäkringen har upphört utan att köparen känner till det.

Så hanterar du det

• Formulera certifieringskravet som ett fortlöpande avtalsåtagande, inte bara som ett krav vid undertecknandet, så att ett bortfall under avtalstiden kan utgöra ett avtalsbrott. Ange tillämplig standardutgåva, certifieringens omfattning, vilka verksamhetsställen och vilken juridisk person som omfattas samt eventuella övergångsarrangemang. Reglera också rapportering och påföljder vid brister, med hänsyn till tillämplig lag.
• Kräv att leverantören varje år lämnar en kopia av det aktuella certifikatet och omedelbart meddelar dig om certifieringen suspenderas eller återkallas. Detta är avtalskrav, inte generella ISO-frister.
• Registrera certifikatets faktiska utgångsdatum och nästa uppföljnings- eller rapporteringsdatum separat från avtalets slutdatum, så att certifieringen kan verifieras på nytt före nästa årliga uppföljning och inte först vid avtalsförnyelsen.
• Som köpare bör du verifiera certifikatet oberoende med det utfärdande certifieringsorganet eller annan lämplig källa, i stället för att enbart förlita dig på kopior från leverantören.