Nacalculatie

Definitie

Bij nacalculatie factureert de leverancier de werkelijke kosten van arbeid, materialen en onderaannemers plus een afgesproken vergoeding of procentuele marge. Dit verschuift het risico van kostenoverschrijding naar de opdrachtgever en is geschikt voor werk waarvan de omvang vooraf niet kan worden bepaald. Nacalculatie vereist doorgaans open-boekadministratie en auditrechten zodat de opdrachtgever de onderliggende kosten kan controleren.

Voorbeeld

Een renovatie met onbekende omvang wordt op basis van nacalculatie gefactureerd tegen werkelijke uren maal het tarievenblad plus een opslag van 10% voor overhead.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Nacalculatiecontracten geven leveranciers weinig prikkel om kosten te beheersen, omdat elke extra kost de basis vergroot waarover de marge wordt berekend. Zonder sterke auditrechten en rapportagevereisten kunnen opdrachtgevers worden geconfronteerd met oplopende facturen met beperkte mogelijkheden om ze te betwisten. Voor leveranciers stelt het niet nauwkeurig bijhouden van de werkelijke kosten hen bloot aan geschillen over wat terecht in rekening is gebracht.

Hoe u dit beheert

• Definieer welke kosten vergoedbaar zijn en welke in de overheadvergoeding zijn inbegrepen, om geschillen te voorkomen over wat binnen of buiten de basis valt.
• Vereis dat de leverancier gedetailleerde kostenspecificaties indient bij elke factuur, ondersteund door urenstaten, bonnen of facturen van onderaannemers.
• Stel een budgetplafond of streefkostprijs in zodat de opdrachtgever een kostenplafond heeft, zelfs als het contract technisch gezien open is.
• Neem auditrechten op waarmee de opdrachtgever de kostenregistraties kan verifieen binnen een bepaalde periode na elke factureringscyclus.
• Controleer de totale uitgaven op afgesproken mijlpalen en overweeg omzetting naar een vaste prijs zodra de scope voldoende is gedefinieerd.