Selbstkostenerstattungsabrechnung

Definition

Bei der Selbstkostenerstattungsabrechnung stellt der Lieferant die tatsächlichen Kosten für Arbeit, Material und Subunternehmer zuzuglich einer vereinbarten Vergütung oder prozentualen Marge in Rechnung. Das Kostenuberschreitungsrisiko wird auf den Auftraggeber verlagert und eignet sich für Arbeiten, deren Umfang vorab nicht definiert werden kann. Selbstkostenerstattungsvereinbarungen erfordern in der Regel eine transparente Buchführung und Prüfrechte, damit der Auftraggeber die Grundkosten verifizieren kann.

Beispiel

Eine Renovierung mit unbekanntem Umfang wird auf Selbstkostenerstattungsbasis zu tatsächlichen Stunden mal dem Tarifblatt zuzuglich 10 % Gemeinkostenzuschlag abgerechnet.

Warum dies ein Geschäftsrisiko ist

Selbstkostenerstattungsverträge geben Lieferanten wenig Anreiz zur Kostenkontrolle, da jede zusätzliche Kosten die Basis erhöht, auf die die Marge angewendet wird. Ohne starke Prüfrechte und Berichtspflichten können Auftraggeber mit unkontrollierten Rechnungen konfrontiert werden, die sie kaum anfechten können. Für Lieferanten führt ungenaue Kostenverfolgung zu Streitigkeiten über ordnungsgemäß angefallene Kosten.

So gehen Sie damit um

• Definieren Sie, welche Kosten erstattungsfähig sind und welche in der Gemeinkostenvergütung enthalten sind, um Streitigkeiten darüber zu vermeiden, was innerhalb oder ausserhalb der Basis fällt.
• Verlangen Sie vom Lieferanten detaillierte Kostenaufschlusselungen mit jeder Rechnung, gestutzt auf Stundenzettel, Belege oder Subunternehmerrechnungen.
• Legen Sie eine Budgetobergrenze oder Zielkosten fest, damit der Auftraggeber eine Kostengrenze hat, auch wenn der Vertrag technisch gesehen offen ist.
• Nehmen Sie Prüfrechte auf, die dem Auftraggeber erlauben, Kostennachweise innerhalb eines definierten Zeitraums nach jedem Abrechnungszyklus zu verifizieren.
• Uberprfen Sie die Gesamtausgaben bei vereinbarten Meilensteinen und erwagen Sie die Umstellung auf einen Festpreis, sobald der Umfang ausreichend definiert ist.