Retourprovisie

Definitie

Een retourprovisie of kickback is een bedrag dat in verband met een transactie terugvloeit naar een afnemer, agent of beslisser. Als transparante volumekorting is het een normaal commercieel instrument, maar een geheime retourprovisie om een inkoopbeslissing te beïnvloeden vormt omkoping of ongeoorloofde beïnvloeding en schendt anticorruptieregels. Contracten ondervangen dit doorgaans via anticorruptie- en auditclausules die openbaarmaking van alle kortingen eisen.

Voorbeeld

Een inkoper die in het geheim een persoonlijke betaling ontvangt voor de gunning van een opdracht heeft een onrechtmatige retourprovisie aangenomen.

Waarom dit een bedrijfsrisico is

Niet-openbaargemaakte retourprovisies stellen zowel de gever als de ontvanger bloot aan strafrechtelijke aansprakelijkheid, civiele vorderingen en regulatoire sancties. Voor organisaties kunnen de reputatieschade en financiele boetes van een anticorruptieonderzoek de waarde van de betrokken transactie ver overtreffen. Nalevingsfouten zijn moeilijker op te sporen en te verdedigen als contractvoorwaarden, kortingsstructuren en betalingen niet gecentraliseerd en auditeerbaar zijn.

Hoe u dit beheert

• Neem een anticorruptieclausule op die alle partijen verplicht alle kortingen, commissies of betalingen te openbaren die in verband met het contract zijn ontvangen.
• Implementeer een proces voor het verklaren van belangenconflicten voor alle inkoopbeslissers voorafgaand aan de contractgunning.
• Auditeer leveranciersbetalingsstromen periodiek om te verifieen dat kortingen naar de organisatie vloeien en niet naar individuen.
• Onderhoud een register van alle kortingsovereenkomsten zodat compliance- en financeteams betalingen kunnen vergelijken met contractuele rechten.
• Train inkoppersoneel in het juridische onderscheid tussen legitieme kortingen en illegale retourprovisies, en bied een duidelijk escalatiepad voor zorgen.