Okres obowiązywania umowy

Definicja

Okres obowiązywania umowy to czas jej trwania. Umowa może obowiązywać przez czas oznaczony, na przykład do konkretnej daty, przez określony okres albo do ukończenia prac, bądź przez czas nieoznaczony. Okres obowiązywania współdziała często z postanowieniami o odnowieniu i wypowiedzeniu, które decydują, czy umowa przedłuża się automatycznie. Jasne warunki zmniejszają ryzyko sporów o to, kiedy rozpoczynają się i kończą zobowiązania do wykonania pracy i zapłaty. Zakończenie stosunku umownego nie oznacza jednak, że wszystkie zobowiązania kończą się jednocześnie. Na przykład obowiązki zapłaty i poufność mogą trwać dalej, zależnie od umowy i właściwych przepisów.

Przykład

Umowa serwisowa obowiązuje przez początkowy okres dwóch lat, a następnie odnawia się corocznie, jeśli żadna ze stron nie wypowie umowy.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Umowy przedłużane automatycznie bez aktywnej kontroli wiążą firmy zobowiązaniami, które nie odpowiadają już aktualnym cenom rynkowym albo potrzebom działalności. Portfel wieloletnich umów o przesuniętych datach końcowych łatwo stracić z oczu, a pominięcie ostatniego dnia na wypowiedzenie choćby o jeden dzień może oznaczać kolejny cały rok zobowiązań.

Jak tym zarządzać

• Rejestruj datę końcową każdej umowy i związany z nią ostatni dzień na wypowiedzenie już przy podpisywaniu umowy, a nie dopiero gdy zbliża się jej koniec.
• Ustaw przypomnienia o wewnętrznej weryfikacji przed odnowieniem z odpowiednim wyprzedzeniem, na przykład 90 dni przed ostatnim dniem na wypowiedzenie, aby zdążyć ocenić i wynegocjować umowę. Dostosuj wyprzedzenie do umowy i swoich potrzeb; ten przykład nie wskazuje ustawowego terminu wypowiedzenia.
• Doprecyzuj w umowie, kiedy zaczyna się i kończy każdy okres odnowienia oraz jak obliczać daty, aby uniknąć sporów o liczenie dat.