Klauzula benchmarkingowa

Definicja

Klauzula benchmarkingowa to mechanizm umowny dający klientowi możliwość okresowego porównania cen i wyników dostawcy z szerszym rynkiem, zwykle przy pomocy niezależnego podmiotu przeprowadzającego benchmarking. Prawo do porównania i ewentualnej korekty zależy od warunków klauzuli, metody porównania i właściwych przepisów. Porównanie samo nie zmienia opłat: klauzula może przewidywać uzgodniony wzór automatycznej korekty, negocjacje zmian albo warunkowe prawo wypowiedzenia. Mechanizm może pomóc klientowi ocenić konkurencyjność i przeciwdziałać stopniowej erozji wartości w długoterminowym outsourcingu, ale nie gwarantuje ochrony wartości ani uniknięcia wymogów ustawowych dotyczących zamówień publicznych. Opiera się na swobodzie umów, jednak właściwe przepisy mogą ograniczać sposób jego konstruowania i stosowania; nie jest to odrębna kategoria uregulowana ustawowo. Przy wymianie danych rynkowych trzeba też uwzględnić przepisy o ochronie konkurencji.

Przykład

W hipotetycznym układzie uzgodnionym przez strony niezależna firma co dwa lata porównuje opłaty za usługi zarządzane z cenami w porównywalnych umowach. Jeżeli ważne porównanie zgodnie z uzgodnioną metodą wykaże, że opłaty przewyższają medianę rynkową, zostają obniżone na podstawie wskazanych warunków umowy.

Dlaczego to ryzyko biznesowe

Bez klauzuli benchmarkingowej długoterminowi klienci outsourcingu mogą przez lata pozostać z cenami powyżej poziomu rynkowego, ponieważ wysokie koszty zmiany dostawcy mogą tworzyć praktyczne uzależnienie. Ustawowe zabezpieczenia mogą jednak obowiązywać dla danych usług także bez benchmarkingu, a nie wszystkie opłaty za zmianę dostawcy są dopuszczalne. Dostawcy ponoszą odwrotne ryzyko: zbyt jednostronnie skonstruowana klauzula może powodować obniżki cen w każdym cyklu bez uwzględnienia inwestycji, inflacji lub rozszerzenia zakresu usług od zawarcia pierwotnej umowy. Wpływ takich czynników na porównywalność należy uregulować w negocjacjach klauzuli i metody; nie dają one automatycznego prawa do podwyżek i nie oznaczają, że każda obniżka jest nieproporcjonalna.

Jak tym zarządzać

• Określ, jak często ma być przeprowadzany benchmarking, jakie wymagania co do kompetencji, odpowiedniości i neutralności musi spełniać niezależny podmiot oraz kto ponosi koszt, aby zapobiegać sporom jeszcze przed pierwszym przeglądem.
• Zdefiniuj metodę porównania: które publiczne lub w inny zgodny z prawem sposób dostępne źródła danych rynkowych i porównywalne umowy można wykorzystać, jak reprezentatywne mają być próby i jak korygować różnice w zakresie, jakości, regionie i wolumenie. Wskaż też, jak chronić tajemnicę przedsiębiorstwa, prywatność i wrażliwość handlową. Pamiętaj o ograniczeniach wynikających z przepisów o ochronie konkurencji przy wymianie danych rynkowych.
• Uzgodnij mechanizm działania – korektę ceny, okres negocjacji albo warunkowe prawo wypowiedzenia – oraz wskaż, jak można zakwestionować lub skorygować wynik, jakie obowiązują terminy i inne uprawnienia i co się dzieje, gdy strony nie dojdą do porozumienia po benchmarkingu. Zgłoszenie propozycji zmian samo nie kończy ani nie zawiesza pierwotnych zobowiązań umownych.
• Ustaw przypomnienie w kalendarzu na dzień uruchomienia benchmarkingu i sprawdź ewentualny termin zawiadomienia, aby móc wykonać prawo przed upływem uzgodnionego terminu.
• Wynegocjuj limit wielkości obniżki ceny na jeden cykl benchmarkingowy i udokumentuj, jak limit jest obliczany i jak współdziała z metodą porównania, aby chronić dostawcę przed nieproporcjonalnymi korektami wywołanymi przejściowymi spadkami rynku.