Benchmarkingklausul

Definition

En benchmarkingklausul är en avtalsbaserad mekanism som ger kunden möjlighet att med jämna mellanrum jämföra leverantörens priser och prestation med den bredare marknaden, vanligtvis genom en oberoende benchmarkare. Rätten till jämförelse och eventuell justering beror på klausulens villkor, jämförelsemetoden och tillämpliga regler. Jämförelsen ändrar inte i sig avgifterna: klausulen kan ange en avtalad formel för automatisk justering, en förhandling om ändringar eller en villkorad uppsägningsrätt. Mekanismen kan hjälpa kunden att bedöma konkurrenskraften och motverka att värdet gradvis urholkas i långsiktiga outsourcingavtal, men garanterar varken att värdet skyddas eller att krav på lagstadgad offentlig upphandling kan undvikas. Den bygger på avtalsfrihet, men tillämpliga regler kan ändå begränsa hur den utformas och tillämpas; den är ingen särskild lagreglerad kategori.

Exempel

I ett hypotetiskt upplägg som parterna har avtalat om jämför ett oberoende företag vartannat år avgifterna för förvaltade tjänster med priserna i jämförbara avtal. Om en giltig jämförelse enligt den avtalade metoden visar att avgifterna överstiger marknadsmedianen sänks de enligt de angivna avtalsvillkoren.

Varför detta är en affärsrisk

Utan en benchmarkingklausul kan långsiktiga outsourcingkunder bli kvar med priser över marknadsnivå i flera år, eftersom höga byteskostnader kan skapa ett praktiskt beroende. Lagstadgade skydd kan dock gälla för berörda tjänster även utan benchmarking, och alla bytesavgifter är inte nödvändigtvis tillåtna. Leverantörer löper den motsatta risken: en alltför ensidigt utformad klausul kan medföra prissänkningar vid varje cykel utan hänsyn till investeringar, inflation eller ett utökat tjänsteinnehåll sedan det ursprungliga avtalet ingicks. Hur sådana faktorer påverkar jämförbarheten bör hanteras i förhandlingen om klausulen och metoden; de ger inte automatiskt rätt till prishöjningar och innebär inte att varje prissänkning är oproportionerlig.

Så hanterar du det

• Ange hur ofta benchmarkingen ska göras, vilka krav på kompetens, lämplighet och neutralitet som ska gälla för den oberoende benchmarkaren samt vem som står för kostnaden, så att tvister kan förebyggas innan den första genomgången.
• Definiera jämförelsemetoden: vilka offentliga eller på annat sätt lagligen tillgängliga marknadsdatakällor och jämförbara avtal som får användas, hur representativa urvalen ska vara och hur skillnader i omfattning, kvalitet, region och volym ska justeras. Ange också hur sekretess, integritet och kommersiell känslighet ska skyddas.
• Kom överens om en åtgärdsmekanism – prisjustering, förhandlingsperiod eller villkorad uppsägningsrätt – och ange hur resultatet kan bestridas eller korrigeras, vilka tidsfrister och andra rättigheter som gäller samt vad som händer om parterna inte kan enas efter genomförd benchmarking. Att föreslå ändringar innebär inte i sig att de ursprungliga avtalsåtagandena upphör eller skjuts upp.
• Lägg in en kalenderpåminnelse för datumet då benchmarkingen utlöses och kontrollera eventuell underrättelsefrist, så att rätten kan utövas innan den avtalsenliga tidsfristen löper ut.
• Förhandla fram en gräns för hur stor prissänkningen får vara per benchmarkingcykel och dokumentera hur gränsen beräknas och samspelar med jämförelsemetoden, för att skydda leverantören mot oproportionerliga justeringar som drivs av tillfälliga marknadsnedgångar.