Contractrepository: mis nooit een deadline

Ik heb 12 jaar in de muziekindustrie gewerkt. Zowel tijdens het runnen van mijn bedrijf als bij het verkopen ervan moest ik contracten beheren met leveranciers, klanten, freelancers, werknemers, verzekeringen en abonnementen. De beschikbare instrumenten waren ontoereikend.

De meeste bedrijven gebruiken een combinatie van cloudopslag, spreadsheets en agendaherinneringen. Dit werkt totdat het niet meer werkt. Een gemiste opzegtermijn bij een huurcontract. Een automatische verlenging die niet op tijd is opgezegd. Een deadline die niet goed werd bijgehouden.

De kosten van deze vergissingen lopen op. Daarom heb ik Contracko gebouwd.

Wat Contracko doet

Contracko is een gecentraliseerd systeem voor het bijhouden van contracten en deadlines. Het regelt drie dingen: automatisch extraheren van contractgegevens, het instellen van herinneringen vóór kritieke datums en het organiseren van alles in één doorzoekbare opslagplaats.

AI-contractanalyse

Upload een contractbestand: PDF, Word-document of scan. Onze AI haalt alle belangrijke metadata eruit: betrokken partijen, financiële voorwaarden, begin- en einddatums, verlengingscycli, opzegtermijnen en contractverplichtingen. Het genereert ook een samenvatting van de overeenkomst.

De AI redeneert over datums. Als in een contract een looptijd van één jaar staat die ingaat op 1 januari, wordt de einddatum afgeleid. Als er een opzegtermijn van 30 dagen geldt, wordt berekend wanneer actie nodig is.

Dit elimineert handmatige gegevensinvoer. U hoeft de kleine lettertjes niet meer te lezen.

Vervalherinneringen

Contracko maakt gespreide vervalherinneringen voor kritieke datums. Een opzegtermijn krijgt niet slechts één herinnering op de datum, maar meerdere herinneringen vóór die datum.

Bijvoorbeeld: één maand vóór de opzegtermijn, daarna één week ervoor. Dit biedt meerdere mogelijkheden om te handelen.

Herinneringen komen binnen via e-mail met context: welk contract, welke deadline, waarom het ertoe doet, en een directe link naar het volledige document.

Contractopslagplaats

Elk contract bevindt zich op één doorzoekbare locatie. Filter op status, tegenpartij, categorie of datum. Vind elke overeenkomst binnen enkele seconden.

Elk contract kan ondersteunende documenten bevatten: addendums, amendementen, interne aantekeningen. Alles blijft georganiseerd en toegankelijk.

Agenda-integratie

Contracko genereert een agendafeed die synchroniseert met Google Agenda, Apple Agenda en Outlook. Contractdata (begindata, einddata, opzegdeadlines, herinneringen) verschijnen naast vergaderingen en taken.

De feed wordt automatisch bijgewerkt. Voeg een contract toe, deze verschijnt in uw agenda. Update een deadline, deze wordt vernieuwd. Dit maakt het mogelijk om rond contractverplichtingen te plannen in plaats van erop te reageren.

Wie gebruikt het

Juridische teams houden compliancedeadlines en wettelijke verplichtingen bij. Financiële afdelingen houden toezicht op de betalingsvoorwaarden en budgettoezeggingen. Inkoopteams beheren leveranciersovereenkomsten. Beheer behoudt de zichtbaarheid van alle organisatiecontracten.

Het systeem kan worden uitgebreid van soloprofessionals die een paar contracten beheren tot gevestigde bedrijven die honderden overeenkomsten tussen afdelingen coördineren.

Beveiliging

Beveiliging op bedrijfsniveau: gegevensversleuteling tijdens verzending en in rust, SOC 2-gecertificeerde hosting, compliance van de AVG en tweefactorauthenticatie.

Aan de slag

Begin binnen enkele minuten met het bijhouden van uw eerste contract. Begin uw gratis proefperiode – geen creditcard vereist.