Vertragsbenachrichtigungen und Erinnerungen

Benachrichtigungen stellen sicher, dass Sie nie wichtige Vertragsfristen, Verlängerungstermine oder Kündigungsfristen verpassen. Contracko sendet automatische E-Mail-Erinnerungen auf Basis Ihrer Vertragsdaten, damit Sie wichtige Verpflichtungen stets im Blick behalten.

So funktionieren Benachrichtigungen bei sich automatisch verlängernden Verträgen

Wenn Sie einen Vertrag mit Enddatum, Kündigungsfrist und automatischer Verlängerung erstellen, richtet Contracko automatisch drei standardmäßige relative Benachrichtigungen ein. Diese sind gestaffelt, um Ihnen mehrere Gelegenheiten zu geben, vor Ablauf der Kündigungsfrist zu handeln.

Warum eine Staffelung zum Kündigungsdatum? Bei sich automatisch verlängernden Verträgen ist das Kündigungsdatum wichtiger als das Enddatum. Wenn Ihre Kündigungsfrist abläuft, verpflichten Sie sich automatisch zu einer weiteren Laufzeit – selbst wenn das Enddatum noch nicht verstrichen ist.

Standardplan für Benachrichtigungen:

• 3 Monate vor dem Kündigungsdatum
• 1 Monat vor dem Kündigungsdatum
• 1 Woche vor dem Kündigungsdatum

Diese relativen Benachrichtigungen passen sich automatisch an Ihre Vertragsdaten an. Wenn Sie die Kündigungsfrist oder das Verlängerungsdatum ändern, werden Ihre Erinnerungen entsprechend aktualisiert.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen mit Nachrichten erstellen

Sie können benutzerdefinierte Benachrichtigungen in jedem gewünschten Intervall hinzufügen.

1. Öffnen Sie Ihren Vertrag im Editor
2. Klicken Sie im Bereich Benachrichtigungen auf Benachrichtigung hinzufügen
3. Wählen Sie aus, woran die Erinnerung verankert werden soll:
   • Kündigungsdatum (empfohlen für sich automatisch verlängernde Verträge)
   • Verlängerungsdatum (Enddatum)
4. Legen Sie den Zeitraum fest (Tage, Wochen oder Monate vorher)
5. Fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, die in der Benachrichtigungs-E-Mail enthalten sein soll
6. Klicken Sie auf Speichern

Beispiel für eine benutzerdefinierte Nachricht: „Mit dem Makler über die Optionen auf dem Markt sprechen“ – einen Tag vor dem Kündigungsdatum bei einem Büromietvertrag.

Diese benutzerdefinierten Nachrichten erscheinen als Handlungserinnerungen in Ihren Benachrichtigungs-E-Mails.

Benachrichtigungen für unbefristete Verträge einrichten

Unbefristete Verträge haben kein Enddatum und keine Kündigungsfrist, daher funktionieren relative Benachrichtigungen nicht. Richten Sie für diese Verträge stattdessen Benachrichtigungen mit absolutem Datum ein.

1. Öffnen Sie Ihren unbefristeten Vertrag
2. Klicken Sie im Bereich Benachrichtigungen auf Benachrichtigung hinzufügen
3. Wählen Sie Bestimmtes Datum
4. Wählen Sie das genaue Datum, an dem Sie erinnert werden möchten
5. Fügen Sie eine Nachricht hinzu, die erklärt, was zu prüfen ist
6. Klicken Sie auf Speichern

Beispielanwendung: Legen Sie für eine zum 1. Oktober beginnende Freelancer-Vereinbarung eine Erinnerung für ein bestimmtes Datum im Juni 2026 fest, mit der Nachricht: „Die Zusammenarbeit prüfen und ob wir fortfahren möchten.“

Alle Vertragsbenachrichtigungen anzeigen

So sehen Sie alle geplanten Benachrichtigungen für einen Vertrag:

1. Öffnen Sie den Vertrag im Viewer
2. Navigieren Sie zum Tab Benachrichtigungen
3. Sehen Sie sich die vollständige Liste an, sortiert nach Versanddatum (frühestes zuerst)

Jede Benachrichtigung zeigt:

• Wann sie versendet wird
• Woran sie verankert ist (Kündigungsdatum, Verlängerungsdatum oder bestimmtes Datum)
• Eine etwaige enthaltene benutzerdefinierte Nachricht
• Den aktuellen Status (Geplant, Versendet oder Bestätigt)

Tipps

Erinnerungen frühzeitig einrichten – Fügen Sie bei wichtigen Verträgen eine zusätzliche Benachrichtigung 6 Monate vor dem Kündigungsdatum hinzu, um mit der Planung zu beginnen.

Benutzerdefinierte Nachrichten gezielt einsetzen – Nehmen Sie konkrete Handlungspunkte in Ihre Benachrichtigungsnachrichten auf, damit Sie genau wissen, was zu tun ist, wenn die Erinnerung eintrifft.

Verschiedene Anker für verschiedene Bedürfnisse – Während sich Kündigungsdaten am besten für sich automatisch verlängernde Verträge eignen, möchten Sie für Verträge, die Sie auf natürliche Weise auslaufen lassen wollen, möglicherweise eine Erinnerung zum Verlängerungsdatum.

Benachrichtigungseinstellungen regelmäßig überprüfen – Wenn sich die Vertragsbedingungen ändern, prüfen Sie, ob Ihr Benachrichtigungsplan für die aktualisierten Daten weiterhin sinnvoll ist.