Vertragstermine und automatische Verlängerungen

Vertragstermine in Contracko helfen Ihnen dabei, zu verfolgen, wann Verträge enden, wann sie sich verlängern und wann Sie eine Kündigung aussprechen müssen. Das System verwaltet sowohl Verträge mit Enddatum, die sich automatisch verlängern, als auch unbefristete Verträge ohne festes Enddatum.

Verträge mit Enddatum vs. unbefristete Verträge

Verträge in Contracko können entweder mit Enddatum oder unbefristet konfiguriert werden:

Verträge mit Enddatum haben ein konkretes Ablaufdatum. Diese sind üblich für:

• Software-Abonnements (monatlich oder jährlich)
• Befristete Dienstleistungsverträge
• Mietverträge mit Verlängerungsbedingungen
• NDAs mit Ablaufdatum

Unbefristete Verträge haben kein festgelegtes Enddatum. Dazu gehören:

• Laufende Lieferantenbeziehungen
• Arbeitsverträge ohne Befristung
• Unbefristete Lizenzen

Wenn Sie einen Vertrag mit Enddatum erstellen, konfigurieren Sie, wie Verlängerungen und Kündigungsfristen funktionieren.

Automatische Verlängerung einrichten

Automatische Verlängerung bedeutet, dass sich der Vertrag automatisch verlängert, sofern Sie ihn nicht aktiv kündigen.

So konfigurieren Sie die automatische Verlängerung:

1. Öffnen Sie Ihren Vertrag im Editor
2. Geben Sie das Enddatum ein, an dem die aktuelle Laufzeit abläuft
3. Aktivieren Sie die Option Automatische Verlängerung
4. Legen Sie den Verlängerungszeitraum fest, zum Beispiel:
   • Monatlich - Verlängert sich jeden Monat am selben Tag
   • Benutzerdefinierte Tage - Geben Sie die genaue Anzahl an Tagen an (z. B. 28 Tage)
   • Jährlich - Verlängert sich jährlich am selben Datum

Bei Software-Abonnements entspricht das Verlängerungsintervall in der Regel Ihrem Abrechnungszyklus. Wenn Sie monatlich zahlen, stellen Sie die monatliche Verlängerung ein. Wenn Sie jährlich zahlen, stellen Sie die jährliche Verlängerung ein.

Kündigungsfristen konfigurieren

Die Kündigungsfrist ist der Stichtag, bis zu dem Sie die Gegenpartei benachrichtigen müssen, wenn Sie den Vertrag kündigen oder neu verhandeln möchten.

Übliche Kündigungsfristen:

• Software-Abonnements: 1 Tag (Sie können jederzeit über die Oberfläche des Anbieters kündigen)
• NDAs und Dienstleistungsverträge: 1-3 Monate
• Mietverträge: 2-3 Monate
• Verträge mit hohem Wert: 3-6 Monate oder länger

So legen Sie die Kündigungsfrist fest:

1. Suchen Sie im Vertragseditor die Option Kündigungsfrist
2. Geben Sie die Frist vor dem Enddatum ein, bis zu der gekündigt werden muss
3. Speichern Sie den Vertrag

Contracko erinnert Sie, wenn die Kündigungsfrist näher rückt, damit Sie den Kündigungstermin nicht verpassen.

So funktioniert die automatische Terminübertragung

Wenn ein Vertrag mit automatischer Verlängerung sein Enddatum erreicht, verschiebt Contracko automatisch alle Termine um das Verlängerungsintervall nach vorne.

Beispiel mit monatlicher Verlängerung:

• Aktuelle Laufzeit: 1. Oktober - 31. Oktober
• Wenn der 31. Oktober erreicht ist: Der Vertrag wird automatisch auf den 1. November - 30. November aktualisiert
• Die Kündigungsfrist verschiebt sich um dasselbe Intervall nach vorne

So bleibt Ihre Vertragsverfolgung stets aktuell, ohne dass manuelle Aktualisierungen erforderlich sind. Sie können die anstehenden Termine im Kalender einsehen, um zu erkennen, wann sich Verträge verlängern.

Beispiel: Einrichtung eines Software-Abonnements

Hier ist ein vollständiges Beispiel für ein typisches Software-Abonnement:

Spotify-Business-Abonnement:

• Startdatum: 1. Oktober 2025
• Enddatum: 31. Oktober 2025
• Automatische Verlängerung: Aktiviert
• Verlängerungsintervall: Monatlich
• Kündigungsfrist: 1 Tag vor dem Enddatum
• Wert: 1.000 $/Jahr, monatlich abgerechnet

Diese Konfiguration bedeutet:

• Der Vertrag verlängert sich jeden Monat automatisch
• Sie müssen mindestens 1 Tag vor dem 31. Oktober kündigen, um die Abrechnung im November zu vermeiden
• Am 1. November verschieben sich alle Termine automatisch um einen Monat nach vorne

Tipps

Verlängerungsintervalle an Abrechnungszyklen anpassen - Wenn Sie monatlich abgerechnet werden, stellen Sie monatliche Verlängerungen ein. Wenn Sie jährlich abgerechnet werden, stellen Sie jährliche Verlängerungen ein. So bleibt Ihre Verfolgung mit den tatsächlichen Abrechnungen abgestimmt.

Realistische Kündigungsfristen festlegen - Für Software, die Sie sofort kündigen können, verwenden Sie 1 Tag. Für ausgehandelte Verträge prüfen Sie die tatsächliche Kündigungsklausel und verwenden Sie genau diese Anzahl an Tagen.

Den Kalender monatlich überprüfen - Prüfen Sie zu Beginn jedes Monats die anstehenden Enddaten und Kündigungsfristen, damit Sie genügend Zeit haben, bei Verträgen zu handeln, die Sie kündigen möchten.