Contractmeldingen en herinneringen

Meldingen zorgen dat u nooit een belangrijke contractdeadline, verlengingsdatum of opzegtermijn mist. Contracko verstuurt automatische e-mailherinneringen op basis van uw contractdatums, zodat u grip houdt op kritieke verplichtingen.

Hoe meldingen werken bij auto-verlenging

Wanneer u een contract aanmaakt met een einddatum, opzegtermijn en auto-verlenging, stelt Contracko automatisch drie standaard relatieve meldingen in. Die zijn gespreid zodat u meerdere momenten hebt om op tijd te handelen.

Waarom sturen we op de opzegdatum? Bij auto-verlengende contracten is de opzegdatum belangrijker dan de einddatum. Als uw opzegtermijn verstrijkt, zit u automatisch vast aan een nieuwe termijn - ook al is de einddatum nog niet voorbij.

Standaard meldingsschema:

• 3 maanden voor de opzegdatum
• 1 maand voor de opzegdatum
• 1 week voor de opzegdatum

Deze meldingen passen zich automatisch aan wanneer uw opzegtermijn of verlengingsdatum verandert.

Aangepaste meldingen met berichten

U kunt meldingen toevoegen met uw eigen interval en boodschap.

1. Open het contract in de editor
2. Ga naar Meldingen en klik Melding toevoegen
3. Kies het ankerpunt:
   • Opzegdatum (aanbevolen bij auto-verlenging)
   • Verlengingsdatum (einddatum)
4. Stel de periode in (dagen, weken of maanden vooraf)
5. Voeg een eigen bericht toe voor de e-mail
6. Klik op Opslaan

Voorbeeldbericht: "Neem contact op met de makelaar over opties" - een dag voor de opzegdatum van een kantoorhuur.

Deze berichten verschijnen in uw e-mailmeldingen als actiereminder.

Meldingen voor doorlopende contracten

Doorlopende contracten hebben geen einddatum of opzegtermijn, dus relatieve meldingen werken niet. Gebruik daarvoor een vaste datum.

1. Open het doorlopende contract
2. Ga naar Meldingen en klik Melding toevoegen
3. Kies Specifieke datum
4. Selecteer de exacte datum
5. Voeg een bericht toe met wat u wilt beoordelen
6. Klik op Opslaan

Voorbeeld: Voor een freelance overeenkomst die start op 1 oktober, plant u een herinnering in juni 2026 met: "Beoordeel de samenwerking en of we willen doorgaan."

Alle contractmeldingen bekijken

Zo bekijkt u alle geplande meldingen voor een contract:

1. Open het contract in de viewer
2. Ga naar het tabblad Meldingen
3. Bekijk de lijst, gesorteerd op verzenddatum (eerstvolgend bovenaan)

Elke melding toont:

• Wanneer deze wordt verzonden
• Waarop de melding is gebaseerd (opzegdatum, verlengingsdatum of vaste datum)
• Het aangepaste bericht
• Status (Gepland, Verzonden of Bevestigd)

Tips

Zet herinneringen vroeg - Voor kritieke contracten kunt u ook een extra melding 6 maanden voor de opzegdatum instellen.

Gebruik specifieke berichten - Zet duidelijke actiepunten in uw bericht zodat u meteen weet wat u moet doen.

Verschillende ankerpunten voor verschillende doelen - Opzegdatums werken het best bij auto-verlenging, maar voor contracten die u laat aflopen kan een herinnering op de verlengingsdatum handiger zijn.

Controleer uw meldingen regelmatig - Als contractvoorwaarden veranderen, controleer of uw meldingsschema nog klopt.