Verträge per E-Mail importieren und mit KI prüfen

Contracko stellt Ihnen eine individuelle E-Mail-Adresse zur Verfügung, mit der Sie Verträge direkt aus Ihrem Posteingang weiterleiten können. Wenn Sie eine E-Mail mit Vertragsanhängen weiterleiten, verarbeitet die KI die Dateien automatisch und bereitet sie zur Prüfung in Ihrem Konto vor.

Wann Sie E-Mail-Importe nutzen sollten

Diese Funktion eignet sich ideal für:

• Gegengezeichnete Verträge von E-Signatur-Plattformen - Leiten Sie abgeschlossene DocuSign- oder Adobe Sign-Verträge direkt weiter
• Per E-Mail erhaltene Verträge - Kein Herunterladen und erneutes Hochladen erforderlich
• Schnelle Verarbeitung im Posteingang - Fügen Sie Verträge zu Ihrer Bibliothek hinzu, ohne Ihr E-Mail-Programm zu verlassen
• Gescannte Vereinbarungen - Leiten Sie gescannte Dokumente von Ihrem Telefon oder Scanner weiter

So erhalten Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse

1. Melden Sie sich bei Ihrem Contracko-Konto an
2. Navigieren Sie zu Ihren Kontoeinstellungen oder zum Dashboard
3. Suchen Sie Ihre individuelle E-Mail-Adresse (sie ist spezifisch für Ihr Konto)
4. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse zum Weiterleiten von Verträgen

Einen Vertrag weiterleiten

1. Öffnen Sie die E-Mail mit Ihrem Vertrag (oder erstellen Sie eine neue E-Mail)
2. Fügen Sie Ihre Contracko-E-Mail-Adresse in das Empfängerfeld ein
3. Fügen Sie eine Betreffzeile hinzu (z. B. „Freelancer-Vertrag")
4. Hängen Sie Ihre Vertragsdatei an (PDF-, Word- oder Textdateien)
5. Senden Sie die E-Mail

Unterstützte Dateitypen:

• PDF-Dokumente
• Word-Dateien (.doc, .docx)
• Textdateien

Hinweis: Bilddateien werden automatisch ausgeschlossen, um die Verarbeitung von E-Mail-Signaturbildern zu vermeiden.

Was nach dem Senden geschieht

1. Der Server empfängt Ihre E-Mail - Unser System erfasst die E-Mail und identifiziert Ihr Konto
2. Die KI validiert die Dateien - Prüft, ob es sich bei den Anhängen um Verträge handelt
3. Die KI verarbeitet den Vertrag - Extrahiert wichtige Details, Datumsangaben, Vertragspartner und Bedingungen (durchschnittlich 15-30 Sekunden)
4. Sie erhalten eine Benachrichtigung - E-Mail-Bestätigung, sobald der Vertrag zur Prüfung bereitsteht

Den importierten Vertrag prüfen

1. Klicken Sie auf den Prüflink in Ihrer Benachrichtigungs-E-Mail
2. Prüfen Sie die von der KI extrahierten Details im Vertragseditor
3. Nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen an Datumsangaben, Vertragsarten oder Bedingungen vor
4. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungen korrekt eingestellt sind (die KI setzt diese nach Möglichkeit automatisch)
5. Klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen, um den Vorgang abzuschließen

Nach der Veröffentlichung erscheint der Vertrag in Ihrer Bibliothek, die Benachrichtigungen werden aktiviert und die Fristen werden mit Ihrem Kalender synchronisiert.

Tipps

Weiterleiten von jedem E-Mail-Konto: Sie können Verträge von jeder beliebigen E-Mail-Adresse weiterleiten – von persönlichen, geschäftlichen oder Kunden-E-Mails. Das System ordnet die Verträge anhand Ihrer individuellen Contracko-E-Mail-Adresse Ihrem Konto zu.

Stapelweises Weiterleiten: Senden Sie mehrere Verträge, indem Sie einer E-Mail mehrere Dateien anhängen, oder leiten Sie mehrere E-Mails nacheinander weiter. Die KI verarbeitet sie alle im Hintergrund.

Halten Sie Ihren Posteingang organisiert: Mit diesem Workflow können Sie Verträge verarbeiten, sobald sie in Ihrem Posteingang eintreffen – seien es neu unterzeichnete Abschlüsse oder gescannte Vereinbarungen – und halten so Ihre Vertragsbibliothek aktuell, ohne manuell hochladen zu müssen.