Verträge mit Ordnern organisieren

Ordner bieten Ihnen einen zentralen Ort, um Ihre Verträge zu organisieren, den Zugriff pro Ordner zu steuern und Gruppen von Verträgen gemeinsam zu exportieren. Sie sind nützlich, wenn verschiedene Teams nur bestimmte Verträge sehen sollen oder wenn Sie eine übersichtliche Struktur wünschen, während Ihr Konto wächst.

Ordner befinden sich oben in der Vertragstabelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner, um alle Ordneraktionen aufzurufen: Bearbeiten, Verschieben, Exportieren, Zugriff verwalten und Löschen.

Vertragstabelle mit Ordnern oben und dem geöffneten Rechtsklickmenü auf einem Ordner, das die Aktionen Bearbeiten, Verschieben, Exportieren, Zugriff verwalten und Löschen zeigt

Einen Ordner erstellen

Sie können einen Ordner an zwei Stellen erstellen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige leere Stelle in der Tabelle Verträge
Öffnen Sie das Panel Ordner und klicken Sie auf Neuer Ordner

Geben Sie dem Ordner einen Namen, und er wird erstellt.

Ordner-Panel mit der Ordnerhierarchie und der Schaltfläche Neuer Ordner

In Ordnern navigieren

Klicken Sie auf einen Ordner, um ihn zu öffnen. Mit dem Brotkrumenpfad oben in der Tabelle (z. B. Verträge / Versicherungen) gelangen Sie eine Ebene zurück. Das Panel Ordner ist außerdem nützlich, wenn Sie zwischen Ordnern wechseln möchten, ohne Ihren Platz in der Vertragstabelle zu verlieren.

Ordner verschachteln

Ordner können weitere Ordner enthalten. Erstellen Sie innerhalb eines Ordners einen neuen Ordner auf dieselbe Weise wie auf der obersten Ebene. Es gibt keine feste Tiefenbegrenzung, sodass Sie genau abbilden können, wie Ihr Team über seine Verträge denkt.

Geöffneter Ordner Versicherungen mit einem verschachtelten Unterordner Flottenleasing-Versicherung neben Verträgen

Verträge in einen Ordner verschieben

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Vertrag zu verschieben:

Rechtsklick → Verschieben und den Zielordner auswählen
Den Vertrag per Drag-and-Drop auf den Ordner ziehen

Drag-and-Drop ist in der Regel am schnellsten, wenn das Ziel sichtbar ist.

Einen Ordner exportieren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Exportieren. Contracko exportiert jeden Vertrag innerhalb dieses Ordners – einschließlich der Verträge in allen verschachtelten Unterordnern. Nutzen Sie dies, wenn Sie einen Teil Ihres Bestands in einem Schritt mit der Finanzabteilung, der Rechtsabteilung oder einer externen Partei teilen müssen.

Ordnerzugriff verwalten

Sie können den Zugriff pro Ordner steuern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, wählen Sie Zugriff verwalten und entscheiden Sie sich für einen Berechtigungsmodus:

Alle – jede Person in Ihrer Contracko-Organisation
Eingeschränkt – nur bestimmte Teams oder Personen, die Sie hinzufügen

Jeder Vertrag, den Sie später zum Ordner hinzufügen, übernimmt die Zugriffseinstellungen des Ordners. Sie müssen die Berechtigungen nicht für jeden neuen Vertrag festlegen.

Dies lässt sich gut mit Gruppen und rollenbasierten Zugriffskontrollen kombinieren, um zu verwalten, wer im Team was sieht.

Dialog Zugriff verwalten für einen Ordner mit dem Umschalter Alle / Eingeschränkt und einem ausgewählten Team

Tipps

Planen Sie ein oder zwei Verschachtelungsebenen – Den meisten Teams gelingt es gut mit einem Hauptordner pro Geschäftsbereich (Betrieb, Vertrieb, Lieferanten) und einer Ebene von Unterordnern. Eine tiefere Verschachtelung kann das Auffinden von Verträgen erschweren.

Nutzen Sie den Zugriff auf Ordnerebene statt Berechtigungen pro Vertrag – Wenn ein Team immer nur mit Verträgen eines bestimmten Typs arbeitet, gewähren Sie diesem Team den Zugriff auf Ordnerebene. Alles, was neu in den Ordner abgelegt wird, wird automatisch korrekt zugeordnet.