Mehrbenutzer-Organisationen
Contracko unterstützt Mehrbenutzer-Organisationen, sodass Ihr Team Verträge gemeinsam verwalten kann. Sie entscheiden, wer beitreten darf, was jedes Mitglied über seine Rolle tun darf und welchen Gruppen es angehört. Der Zugriff pro Vertrag und pro Ordner wird unter Vertragsberechtigungen und Verträge mit Ordnern organisieren behandelt.
Einrichten Ihres Organisationsprofils
- Melden Sie sich an und gehen Sie zu Einstellungen
- Wählen Sie den Tab Organisationsprofil
- Konfigurieren Sie Ihre Organisation:
- Avatar — laden Sie Ihr Firmenlogo hoch
- Anzeigename — der gängige Name Ihrer Organisation
- Rechtlicher Name — Ihr vollständiger Name der Rechtspersönlichkeit (wird von unserer KI für eine genauere Vertragsinterpretation verwendet)
Einrichten Ihres Teammitglied-Profils
Jedes Teammitglied kann sein eigenes Profil personalisieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Profil
- Laden Sie einen persönlichen Avatar hoch
- Aktualisieren Sie bei Bedarf Ihren Anzeigenamen
Teammitglieder einladen
Öffnen Sie Einstellungen → Organisation und wählen Sie dann, wie Sie Personen einladen möchten:
- E-Mail-Einladung — Contracko sendet ihnen eine Einladung direkt zu.
- Teilbarer Link — kopieren Sie den Link und fügen Sie ihn in Slack, eine E-Mail oder einen beliebigen Kanal ein. Nützlich, wenn Sie mehrere Personen gleichzeitig einbinden.
In beiden Fällen legen Sie die Standardrolle fest, die neue Mitglieder beim Annehmen erhalten. Sie können die Rolle eines Mitglieds jederzeit über denselben Bildschirm ändern.
Rollen
Jedes Mitglied Ihrer Organisation hat eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was es bei jedem Vertrag tun kann, auf den es Zugriff hat. Rollen sind kumulativ — jede Ebene umfasst alles, was die vorherige Ebene kann.
| Rolle | Kann tun |
|---|---|
| Betrachter | Schreibgeschützter Zugriff auf Verträge und Workspace-Inhalte. |
| Kommentator | Kann Verträge ansehen und Kommentare hinzufügen, aber keine Inhalte bearbeiten. |
| Bearbeiter | Kann Verträge erstellen und bearbeiten, aber weder Zugriff noch Teameinstellungen verwalten. |
| Manager | Kann Verträge, Vertragszugriff, Vertragsarten, Einladungen und niedrigere Rollen verwalten. |
| Admin | Vollständiger Workspace-Admin-Zugriff, einschließlich Abrechnung, Einstellungen und Manager-Zuweisung. |
Dieselben Beschreibungen werden beim Überfahren mit der Maus neben jedem Mitglied in Ihrer Organisationsliste angezeigt, sodass Sie nicht hierher zurückkehren müssen, wenn Sie etwas vergessen.
Die Person, die Ihren Workspace ursprünglich erstellt hat, ist der Eigentümer — faktisch Admin plus die Möglichkeit, die Eigentümerschaft des Workspace zu übertragen. Eigentümer ist über den Team-Bildschirm nicht zuweisbar; die Rolle wechselt, wenn die Eigentümerschaft des Workspace übergeben wird.
Gruppen
Mit Gruppen können Sie die reale Struktur Ihres Teams abbilden — Operations, Recht, Finanzen, Sales Ops und so weiter. Sobald eine Gruppe existiert, können Sie einen Vertrag oder einen Ordner auf diese Gruppe beschränken, anstatt Personen einzeln hinzuzufügen.
So erstellen Sie eine Gruppe:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Organisation
- Klicken Sie im Gruppenbereich auf Neue Gruppe
- Benennen Sie sie (z. B. Finanzen, Rechts-Juniors, Operations)
- Fügen Sie die Teammitglieder hinzu, die zu dieser Gruppe gehören
Die Gruppenmitgliedschaft ist dynamisch: Wenn jemand einer Gruppe beitritt oder sie verlässt, wird sein Zugriff auf jeden Vertrag, der auf diese Gruppe beschränkt ist, automatisch aktualisiert. Genau das macht die Zugriffssteuerung auf Ordnerebene so leistungsstark — siehe Verträge mit Ordnern organisieren.
Vertragseigentümerschaft und Benachrichtigungen
Jeder Vertrag hat einen Eigentümer, der standardmäßig alle Benachrichtigungen dafür erhält. Sie können bestimmte Benachrichtigungen an andere Teammitglieder weiterleiten:
- Öffnen Sie einen Vertrag → Benachrichtigungen
- Erstellen oder bearbeiten Sie eine Benachrichtigung
- Legen Sie als Empfänger ein beliebiges Teammitglied fest
- Fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu (z. B. "Jahresend-Check-in")
- Speichern
Nützlich, wenn eine Person den Vertrag besitzt, ein Teamkollege aber einen bestimmten Verlängerungs- oder Prüfzyklus übernimmt.
Zusammenarbeit mit Kommentaren
Teammitglieder können Verträge direkt besprechen:
- Öffnen Sie einen Vertrag
- Scrollen Sie zu Kommentare
- Geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf Posten
Kommentare werden auf dem Vertrag selbst sowie im Feed Letzte Aktivität angezeigt.
Tipps
Geben Sie Ihren rechtlichen Namen genau an — unsere KI verwendet den rechtlichen Namen Ihrer Organisation, um Vertragsparteien bei der Vertragsanalyse zu identifizieren. Genauigkeit verbessert die Extraktionsergebnisse.
Wählen Sie eine Standardrolle, in die neue Mitglieder hineinwachsen können — Personen als Bearbeiter zu starten, ist meist der ideale Mittelweg: Sie können vom ersten Tag an echte Arbeit leisten, und Sie können später jemanden zum Manager oder Admin befördern.
Nutzen Sie Gruppen auch für kleine Teams — ihre Einrichtung kostet nichts, und sie machen den Zugriff auf Ordnerebene (siehe Dokument zu Ordnern) sofort verfügbar, sobald Sie ihn tatsächlich nutzen.