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Dokumentation

Verträge und Daten exportieren

Mit Contracko können Sie Ihre Verträge als ZIP-Datei exportieren, die strukturierte Daten, KI-extrahierte Erkenntnisse und alle zugehörigen Dateien enthält. So sind Sie niemals an unsere Plattform gebunden – Ihre Daten bleiben jederzeit portabel, einschließlich aller KI-Analysen, die wir für Ihre Verträge durchgeführt haben. Für Massen-Workflows siehe Vertragsdatenextraktion und KI-Vertragsanalyse.

Was ist in einem Export enthalten

Wenn Sie Verträge exportieren, erzeugt Contracko eine ZIP-Datei mit folgendem Inhalt:

  • overview.csv – Übersicht aller exportierten Verträge mit den wichtigsten Feldern und Werten
  • counterparties.csv – Alle Vertragspartner, die mit den exportierten Verträgen verknüpft sind, einschließlich KI-angereicherter Informationen
  • contract-types.csv – Relevante Vertragsarten für die exportierten Verträge
  • Einzelne Vertragsordner – Jeder Vertrag erhält einen eigenen Ordner mit:
    • contract.csv – Vertragsdaten im Tabellenformat
    • metadata.json – Vollständige Metadaten, KI-extrahierte Daten und Analyse
    • comments.csv – Etwaige Kommentare zum Vertrag (falls vorhanden)
    • files/-Ordner – Alle angehängten Dokumente (PDFs, Word-Dokumente, Bilder)

So exportieren Sie Verträge

  1. Navigieren Sie zur Tabelle Verträge
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren

Schaltfläche „Exportieren“ in der Symbolleiste der Vertragstabelle

  1. Wählen Sie aus, was exportiert werden soll:
    • Aktuelle Ansicht – Exportieren Sie die in Ihrer aktuell gefilterten Ansicht sichtbaren Verträge
    • Alle Verträge – Exportieren Sie jeden Vertrag in Ihrem Konto
    • Ausgewählte Verträge – Markieren Sie einzelne Verträge, um nur diese zu exportieren

Exportauswahloptionen mit Ansicht, allen oder einzelnen Verträgen

  1. Klicken Sie auf Exportieren, um den Vorgang zu starten

Verarbeitung im Hintergrund

Exporte laufen als Hintergrundjob, sodass Sie:

  • weiter in Contracko arbeiten können
  • sich abmelden und später zurückkehren können
  • Ihren Browser schließen können

Wenn der Export fertig ist, werden Sie benachrichtigt über:

  • eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Download-Link
  • eine Toast-Benachrichtigung am unteren Bildschirmrand (falls Sie noch in der App sind)
  • eine Aktivitätsbenachrichtigung im Header

Toast-Benachrichtigung, dass der Export zum Download bereit ist

Klicken Sie auf die Benachrichtigung oder verwenden Sie den Link in Ihrer E-Mail, um Ihre ZIP-Datei herunterzuladen.

Arbeiten mit exportierten Daten

Nach dem Herunterladen entpacken Sie die ZIP-Datei, um auf Folgendes zuzugreifen:

contracts-export-{timestamp}/
├── overview.csv           # Summary of all exported contracts
├── counterparties.csv     # All counterparty data
├── contract-types.csv     # Contract type information
└── contracts/
    ├── contract-name-{id}/
    │   ├── contract.csv   # Contract data as CSV
    │   ├── metadata.json  # Full metadata and AI analysis
    │   ├── comments.csv   # Comments (if any)
    │   └── files/         # Attached files (if any)
    │       └── document.pdf
    └── another-contract-{id}/
        └── ...

Häufige Verwendungszwecke:

  • Öffnen Sie CSVs direkt in Excel oder Google Sheets für Berichte
  • Migrieren Sie zu einem anderen Vertragsmanagement-System, wobei alle Ihre KI-extrahierten Daten erhalten bleiben
  • Erstellen Sie Backups Ihres Vertragsbestands
  • Organisieren Sie Dateien auf Ihrem lokalen System neu

Kein Vendor-Lock-in

Die Exportfunktion stellt sicher, dass Sie niemals festsitzen. Sie erhalten:

  • Ihre Originaldateien – Jede PDF, jedes Word-Dokument oder Bild, das Sie hochgeladen haben
  • Alle KI-Analysen – Jede Erkenntnis, die wir extrahiert haben: Termine, Werte, Verpflichtungen, Verlängerungsbedingungen, benutzerdefinierte Felder
  • Strukturierte Daten – Bereit für den Import in Tabellenkalkulationen oder andere Systeme

Wenn Sie sich jemals entscheiden, Contracko zu verlassen, nehmen Sie alles mit – einschließlich der gesamten Arbeit, die unsere KI bei der Analyse Ihrer Verträge geleistet hat.

Tipps

Exportieren Sie regelmäßig für Backups – Auch wenn Contracko Ihre Daten sicher verwahrt, bieten Ihnen regelmäßige Exporte ein zusätzliches Backup.

Verwenden Sie gefilterte Ansichten – Wenden Sie vor dem Export Filter an, um genau die Verträge zu erhalten, die Sie benötigen, etwa alle dieses Jahr ablaufenden Verträge oder alle Verträge mit einem bestimmten Anbieter.

ennlde