Vertragsberechtigungen

Vertragsberechtigungen steuern, wer Zugriff auf einen bestimmten Vertrag hat. Was jede Person tun kann, sobald sie Zugriff hat, wird durch ihre Organisationsrolle festgelegt – siehe Multi-User-Organisationen für die Rollentaxonomie.

So funktioniert der Vertragszugriff

Standardmäßig ist jeder Vertrag für alle in Ihrer Organisation zugänglich. Das ist für die meisten Teams die richtige Voreinstellung – Verträge liegen in einem gemeinsamen Repository, und die Rolle jeder Person begrenzt, was sie tun kann.

Wenn ein Vertrag eingeschränkt werden muss (sensible Lieferantenkonditionen, HR-Vereinbarungen, alles, was unter „Need to know“ fällt), beschränken Sie ihn explizit.

Zugriff auf bestimmte Personen oder Gruppen beschränken

Öffnen Sie den Vertrag und suchen Sie den Zugriffsbereich. Von dort aus können Sie:

• Eine bestimmte Person hinzufügen – nur sie (plus der Eigentümer) erhält Zugriff.
• Eine Gruppe hinzufügen – jeder in der Gruppe erbt den Zugriff. Treten Personen der Gruppe bei oder verlassen sie diese, aktualisiert sich ihr Zugriff automatisch.
• Beides kombinieren – zum Beispiel die Finanzgruppe plus einen externen Prüfer.

Speichern Sie, und der Vertrag spiegelt den neuen Geltungsbereich sofort wider.

Ordner zur Skalierung des Geltungsbereichs nutzen

Den Zugriff Vertrag für Vertrag festzulegen wird mit wachsendem Repository unpraktisch. Das sauberere Muster ist, stattdessen einen Ordner zu beschränken: Jeder Vertrag im Ordner erbt die Zugriffseinstellungen des Ordners, und neu in den Ordner abgelegte Verträge werden automatisch korrekt beschränkt. Siehe Verträge mit Ordnern organisieren.

Berechtigungen für die gesamte Organisation festlegen

Um einen zuvor eingeschränkten Vertrag wieder für das ganze Team zu öffnen, stellen Sie den Zugriff zurück auf „alle in der Organisation“.

Den Vertragseigentümer ändern

Jeder Vertrag hat einen Eigentümer, der vollen Zugriff erhält und der Standardempfänger von Benachrichtigungen ist. Sie können die Eigentümerschaft im Zugriffsbereich auf ein anderes Teammitglied übertragen. Der neue Eigentümer erbt automatisch den vollen Zugriff.

Tipps

Verlassen Sie sich auf die Voreinstellung. Jeden Vertrag einschränken zu wollen ist mehr Aufwand, als es meist einspart. Beschränken Sie nur die, die es wirklich brauchen.

Beschränken Sie nach Möglichkeit auf Ordnerebene. Das skaliert mit Ihrem Repository und bleibt korrekt, wenn Personen das Team wechseln.

Kombinieren Sie eine Gruppe nur sparsam mit einer bestimmten Person. Es funktioniert, aber wenn Sie das bei mehr als einer Handvoll Verträge tun, braucht Ihre Gruppenstruktur wahrscheinlich eine Anpassung.