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Vertragsberichte

Das Berichts-Dashboard zeigt eine Live-Übersicht Ihres Vertragsportfolios. Sie sehen Gesamtzahlen, den Jahreswert, anstehende Verlängerungen und Ihre wichtigsten Lieferanten in einer einzigen Ansicht. Wenden Sie Filter an, um die Daten nach Vertragstyp, Status, Vertragspartner oder Zeitraum aufzuschlüsseln, und teilen Sie anschließend genau diese Ansicht mit Stakeholdern oder laden Sie sie als PDF herunter.

Was Sie im Dashboard sehen

Am oberen Rand der Berichtsseite finden Sie vier zentrale Kennzahlen:

  • Verträge gesamt, die anzeigen, wie viele Verträge Ihren aktuellen Filtern entsprechen
  • Jahreswert, also der kombinierte Jahreswert dieser Verträge
  • Anstehende Verlängerungen, die Verträge zählen, deren Enddatum im ausgewählten Zeitraum näher rückt
  • Wichtigste Lieferanten, die jene Vertragspartner auflisten, mit denen Sie die meisten Geschäfte machen

Diese Zahlen werden in Echtzeit aktualisiert, sobald Sie Filter hinzufügen oder entfernen.

Ihren Bericht filtern

Nutzen Sie das Filterpanel, um den Bericht auf die für Sie relevanten Verträge einzugrenzen.

Zeitraum

Wählen Sie den Zeitraum, über den Sie berichten möchten:

  • Dieses Quartal: Verträge mit Aktivität im laufenden Quartal
  • Dieses Jahr: Verträge mit Aktivität im laufenden Kalenderjahr
  • Gesamter Zeitraum: jeder Vertrag in Ihrem Portfolio

Das Umschalten des Zeitraums aktualisiert die zentralen Kennzahlen und Diagramme sofort.

Status

Sehen Sie, wie sich Ihre Verträge auf Status wie aktiv, abgelaufen, ausstehend oder Entwurf verteilen. Klicken Sie auf ein Status-Segment, um den Bericht auf nur diese Gruppe zu filtern.

Vertragstyp

Schlüsseln Sie den Bericht nach den von Ihnen konfigurierten Vertragstypen auf, zum Beispiel Dienstleistungsverträge, Versicherungspolicen oder Abonnementdienste. Erkennen Sie, welche Kategorien den größten Wert oder das größte Verlängerungsrisiko darstellen.

Vertragspartner

Suchen Sie nach einem bestimmten Vertragspartner, um nur Verträge mit diesem Lieferanten oder Partner anzuzeigen. Die zentralen Kennzahlen, Diagramme und die Liste aktualisieren sich allesamt, um die gefilterte Auswahl widerzuspiegeln. Prüfen Sie das Verlängerungsrisiko bei einem einzelnen Lieferanten vor einer Verhandlung.

Einen Bericht teilen

Wenn Sie genau die gewünschten Filter eingestellt haben, erstellen Sie einen Freigabe-Link, damit Kolleginnen und Kollegen dieselbe Ansicht öffnen können.

  1. Klicken Sie auf Link teilen
  2. Kopieren Sie den generierten Link
  3. Senden Sie ihn über Slack, per E-Mail oder über einen beliebigen anderen Kanal

Jede Person mit dem Link kann die Berichtsansicht sehen, selbst wenn sie normalerweise keine Berechtigung hat, die zugrunde liegenden Verträge in Contracko einzusehen. Freigabe-Links eignen sich hervorragend für Management-Meetings, Vorstandsupdates oder bereichsübergreifende Reviews, bei denen Stakeholder Einblick benötigen, ohne vollen Zugriff auf die App zu haben.

Wenn eine geteilte Ansicht nicht länger zugänglich sein soll:

  1. Öffnen Sie den Bericht
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren neben dem aktiven Freigabe-Link
  3. Der Link funktioniert sofort nicht mehr

Sie können jederzeit einen neuen Freigabe-Link erstellen, wenn Sie die Ansicht erneut teilen möchten.

Als PDF exportieren

Laden Sie den aktuellen Bericht als PDF herunter, um ihn in Meetings mitzunehmen oder an E-Mails anzuhängen.

  1. Wenden Sie die gewünschten Filter an
  2. Klicken Sie auf PDF herunterladen
  3. Die exportierte Datei enthält dieselben zentralen Kennzahlen, Diagramme und die Vertragsliste, die Sie auf dem Bildschirm sehen

Das PDF verwendet den aktiven Filterzustand, sodass der Export stets der Berichtsansicht entspricht.

Häufige Anwendungsfälle

Vorbereitung auf eine Vorstandssitzung. Filtern Sie auf die Verlängerungen dieses Jahres, laden Sie ein PDF herunter und fügen Sie es Ihren Vorstandsunterlagen bei. Stakeholder erhalten eine übersichtliche Zusammenfassung anstehender Verpflichtungen, ohne sich bei Contracko anmelden zu müssen.

Lieferantenverhandlungen. Suchen Sie nach einem einzelnen Vertragspartner, um den gesamten Jahreswert, die Vertragshistorie und die Verlängerungsdaten einzusehen. Gehen Sie mit den exakten Zahlen in das Meeting.

Teamübergreifende Sichtbarkeit. Erstellen Sie einen Freigabe-Link, gefiltert auf aktive Verträge in diesem Quartal, und senden Sie ihn an den Betrieb oder die Finanzabteilung. Diese prüfen die Daten in ihrem eigenen Tempo, ohne Zugriff auf die App anfordern zu müssen.

Compliance-Reviews. Filtern Sie auf Verträge mit anstehenden Enddaten, exportieren Sie die Ansicht und teilen Sie sie zur Audit-Vorbereitung mit Ihrem Rechts- oder Compliance-Team.

Tipps

Kombinieren Sie mehrere Filter. Grenzen Sie den Bericht nach Zeitraum, Status und Vertragspartner gleichzeitig ein, um hochgradig fokussierte Ansichten zu erhalten. Sehen Sie zum Beispiel nur aktive Dienstleistungsverträge mit einem bestimmten Lieferanten in diesem Jahr.

Filter zurücksetzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Löschen, um alle Filter zu entfernen und zur vollständigen Portfolioansicht zurückzukehren.

Freigabe-Links sind statisch. Wenn Sie einen Freigabe-Link erstellen und später die Filter ändern, ändert sich die geteilte Ansicht nicht automatisch. Erstellen Sie einen neuen Link, wenn Sie eine aktualisierte Ansicht teilen möchten.

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