Vertragspartner verwalten

Vertragspartner sind die Einheiten, mit denen Sie Verträge haben—Lieferanten, Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeitende oder jede andere Person oder Organisation. Contracko nutzt Vertragspartner, um Ihre Verträge nach Beziehung zu organisieren, sodass Sie alle Vereinbarungen mit einem bestimmten Unternehmen oder einer bestimmten Person leicht finden.

So funktioniert die Extraktion von Vertragspartnern

Wenn Sie Ihr Contracko-Konto erstellen, konfigurieren Sie während des Onboardings (oder später in den Einstellungen) Ihren rechtlichen Namen. Dies kann der rechtliche Name Ihres Unternehmens oder Ihr Name als Einzelperson oder Einzelunternehmer sein.

Wenn Sie einen Vertrag hochladen, durchsucht das KI-Modell von Contracko das Dokument nach Ihrem rechtlichen Namen. Sobald es Sie identifiziert, ermittelt es, wer die andere Partei ist—das ist Ihr Vertragspartner. Das System extrahiert diese Informationen automatisch und erstellt einen entsprechenden Vertragspartner-Datensatz oder verknüpft mit ihm.

Vertragspartner erstellen und zuordnen

Sie können Vertragspartner auf zwei Arten erstellen:

Während der Vertragserstellung:

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Verträge
2. Klicken Sie auf Vertrag hinzufügen oder ziehen Sie eine Datei in den Upload-Bereich
3. Die KI extrahiert und schlägt den Vertragspartner automatisch vor
4. Wenn der Vertragspartner nicht existiert, erstellt Contracko ihn automatisch

Im Vertragseditor:

1. Öffnen Sie einen beliebigen Vertrag
2. Geben Sie im Dropdown-Menü Vertragspartner einen Namen ein, um zu suchen
3. Wählen Sie einen bestehenden Vertragspartner aus oder erstellen Sie über die Schaltfläche Neu hinzufügen einen neuen.
4. Wählen Sie den Typ des Vertragspartners:
   • Einzelperson - Für Personen (Mitarbeitende, Freiberufler, Berater)
   • Unternehmen - Für Firmen und Kapitalgesellschaften
   • Gemeinnützig - Für gemeinnützige Organisationen und NGOs
   • Behörde - Für staatliche Einrichtungen und Behörden

Vertragspartner-Details hinzufügen

Mit Contracko können Sie für jeden Vertragspartner wichtige Informationen erfassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Verträge mit derselben Einheit verwalten oder wenn Sie bestimmte Angaben für die Rechnungsstellung und Compliance benötigen.

So fügen Sie Informationen zu einem Vertragspartner hinzu oder bearbeiten sie:

1. Navigieren Sie zu Vertragspartner
2. Wählen Sie den Vertragspartner aus, den Sie bearbeiten möchten
3. Fügen Sie relevante Informationen hinzu:

Grundlegende Informationen:

• Name - Der gebräuchliche Name der Einheit
• Rechtlicher Name - Vollständiger rechtlicher Name einschließlich der Rechtsform (z. B. "Spotify AB")
• URL - Website des Unternehmens
• Adresse - Physische Adresse (kann bei Bedarf gelöscht werden)
• Ansprechpartner - Ihr Kontakt für diese Beziehung

Geschäftsinformationen:

• Steuer-ID - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer (nützlich für die Rechnungsstellung)
• Handelsregisternummer - Handelsregister- oder Unternehmensregisternummer

Organisation:

• Notizen - Freie Notizen zur Beziehung (z. B. "Bei der Lieferantenrecherche gefunden - optimaler Streaming-Dienst")
• Tags - Schlagwörter zur Kategorisierung (z. B. "streaming", "software", "legal-services")

Klicken Sie auf Speichern, um die Informationen zu sichern.

Verträge nach Vertragspartner anzeigen

Auf jeder Vertragspartner-Seite werden alle zugehörigen Verträge angezeigt. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über Ihre Beziehung zu einer Einheit.

So zeigen Sie die Verträge eines Vertragspartners an:

1. Gehen Sie zu Vertragspartner
2. Klicken Sie auf einen beliebigen Vertragspartner-Namen
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Zugehörige Verträge
4. Alle Verträge mit diesem Vertragspartner erscheinen in der Liste

Sie können auf jeden Vertrag klicken, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten.

Wen Sie als Vertragspartner erfassen können

Das Vertragspartner-System von Contracko funktioniert für jede Geschäftsbeziehung:

• Lieferanten und Anbieter - Erfassen Sie Einkaufsvereinbarungen und Dienstleistungsverträge
• Kunden und Auftraggeber - Verwalten Sie Kaufverträge und Dienstleistungsvereinbarungen
• Geschäftspartner - Organisieren Sie Partnerschaftsvereinbarungen und Joint Ventures
• Mitarbeitende - Speichern Sie Arbeitsverträge und NDAs
• Dienstleister - Erfassen Sie Berater, Auftragnehmer und Agenturen
• Vermieter und Mieter - Verwalten Sie Mietverträge
• Jede Einheit mit Verträgen - Das System passt sich Ihren Anforderungen an

Tipps zur Verwaltung von Vertragspartnern

Verwenden Sie eine einheitliche Benennung - Entscheiden Sie, ob Sie gebräuchliche Namen (Netflix) oder rechtliche Namen (Netflix, Inc.) verwenden, und bleiben Sie über alle Vertragspartner hinweg konsistent.

Fügen Sie früh Tags hinzu - Das Taggen von Vertragspartnern nach Kategorie (Lieferant, Kunde, Partner) oder Branche (Software, Recht, Marketing) erleichtert späteres Filtern.

Halten Sie die Kontaktinformationen aktuell - Wenn sich Ihr Ansprechpartner ändert, aktualisieren Sie den Vertragspartner-Datensatz, damit Sie immer wissen, an wen Sie sich wenden können.

Nutzen Sie Notizen für den Kontext - Fügen Sie Notizen hinzu, wie Sie den Lieferanten gefunden haben, was ihn wertvoll macht oder welche besonderen Konditionen Sie ausgehandelt haben.