Tegenpartijen beheren
Tegenpartijen zijn de partijen waarmee u contracten hebt - leveranciers, klanten, partners, medewerkers of andere personen/organisaties. Contracko gebruikt tegenpartijen om contracten te ordenen per relatie, zodat u snel alle overeenkomsten met een specifieke organisatie of persoon terugvindt.
Hoe tegenpartij-extractie werkt
Bij het aanmaken van uw Contracko-account stelt u uw juridische naam in tijdens onboarding (of later in de instellingen). Dit kan de officiële bedrijfsnaam zijn of uw naam als zelfstandige.
Wanneer u een contract uploadt, zoekt de AI van Contracko naar uw juridische naam in het document. Zodra die is gevonden, bepaalt het systeem wie de andere partij is - dat is uw tegenpartij. Deze info wordt automatisch geëxtraheerd en gekoppeld aan een bestaande tegenpartij of er wordt een nieuwe aangemaakt.
Tegenpartijen aanmaken en toewijzen
U kunt tegenpartijen op twee manieren toevoegen:
Tijdens het aanmaken van een contract:
- Ga naar Contracten in het hoofdmenu
- Klik op Contract toevoegen of sleep een bestand naar de uploadzone
- De AI suggereert automatisch de tegenpartij
- Bestaat de tegenpartij nog niet, dan wordt deze automatisch aangemaakt
In de contracteditor:
- Open een contract
- Zoek in de dropdown Tegenpartij op naam
- Kies een bestaande tegenpartij of maak een nieuwe via Nieuw toevoegen
- Kies het type tegenpartij:
- Persoon - Voor individuen (medewerkers, freelancers, consultants)
- Bedrijf - Voor organisaties en bedrijven
- Non-profit - Voor stichtingen en NGO's
- Overheid - Voor overheidsorganisaties en instanties
Tegenpartijgegevens toevoegen
Contracko laat u belangrijke informatie per tegenpartij bijhouden. Dit is handig wanneer u meerdere contracten met dezelfde partij hebt of details nodig hebt voor facturatie en compliance.
Tegenpartijgegevens toevoegen of bewerken:
- Ga naar Tegenpartijen
- Selecteer de tegenpartij die u wilt bewerken
- Voeg relevante informatie toe:
Basisinformatie:
- Naam - De gangbare naam
- Juridische naam - Volledige juridische naam inclusief rechtsvorm (bijv. "Spotify AB")
- URL - Website
- Adres - Fysiek adres (optioneel)
- Contactpersoon - Uw contactpersoon voor deze relatie
Bedrijfsinformatie:
- BTW-nummer - Voor facturatie
- KvK-nummer - Handelsregister- of registratienummer
Organisatie:
- Notities - Vrije notities over de relatie (bijv. "Gevonden via leveranciersresearch - optimale streamingdienst")
- Tags - Trefwoorden voor categorisatie (bijv. "streaming", "software", "juridische-dienstverlening")
Klik op Opslaan om de informatie te bewaren.
Contracten per tegenpartij bekijken
Elke tegenpartijpagina toont alle gekoppelde contracten. Zo krijgt u een volledig overzicht van de relatie met die partij.
Contracten bekijken voor een tegenpartij:
- Ga naar Tegenpartijen
- Klik op een tegenpartij
- Scroll naar Gerelateerde contracten
- Alle contracten met deze tegenpartij verschijnen in de lijst
U kunt op elk contract klikken om het te openen en te bewerken.
Wie u kunt bijhouden als tegenpartij
Contracko's tegenpartij-systeem werkt voor elke zakelijke relatie:
- Leveranciers - Volg inkoop- en servicecontracten
- Klanten - Beheer verkoop- en serviceovereenkomsten
- Business partners - Organiseer partnerschappen en joint ventures
- Medewerkers - Bewaar arbeidscontracten en NDA's
- Dienstverleners - Volg consultants, contractors en agencies
- Verhuurders en huurders - Beheer huurovereenkomsten
- Elke partij met contracten - Het systeem past zich aan uw behoeften aan
Tips voor tegenpartijbeheer
Gebruik consistente naamgeving - Kies of u werkt met gangbare namen (Netflix) of juridische namen (Netflix, Inc.) en wees consistent.
Voeg tags vroeg toe - Met tags op categorie (leverancier, klant, partner) of branche (software, legal, marketing) kunt u later makkelijker filteren.
Houd contactgegevens actueel - Wijzigt u contactpersoon, update de tegenpartij zodat u altijd weet wie u moet bereiken.
Gebruik notities voor context - Noteer hoe u de leverancier vond, wat ze waardevol maakt of speciale voorwaarden die u heeft bedongen.