Vertragsversionsverwaltung

Verträge entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter – sie werden neu verhandelt, geändert und verlängert. Die Versionsverwaltung von Contracko hilft Ihnen, jede Iteration zu verfolgen, während Ihre Vertragsdetails auf der aktuellen Version basieren.

Primärdokumente vs. zugehörige Dokumente

Jeder Vertrag in Contracko hat zwei Arten von Dateien:

• Primärdokument – Die Hauptvertragsdatei. Alle Vertragsdetails und die KI-Extraktion basieren auf diesem Dokument.
• Zugehörige Dokumente – Ergänzende Dateien wie Anhänge, Anlagen, Leistungsbeschreibungen und Nachträge.

Versionstypen

Wenn Sie eine Vertragsdatei hinzufügen, wählen Sie deren Versionstyp:

• Aktuell – Die aktive, gültige Version des Vertrags
• Frühere Version – Eine ältere Iteration, die abgelöst wurde (nützlich, um nachzuverfolgen, wie sich die Bedingungen im Laufe der Zeit geändert haben)
• Entwurf – Eine Arbeitsversion, die noch nicht finalisiert wurde

Einen Vertrag mit Versionsverwaltung hinzufügen

1. Klicken Sie auf Vertrag hinzufügen und laden Sie Ihre Datei hoch
2. Wählen Sie im Dialog den Versionstyp aus:
   • Wählen Sie Aktuell für aktive Verträge
   • Wählen Sie Frühere Version für abgelöste Verträge
   • Wählen Sie Entwurf für Dokumente in Bearbeitung
3. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu und vervollständigen Sie die Vertragsdetails

Zugehörige Dokumente hinzufügen

Nachdem Sie einen Vertrag erstellt haben, können Sie zugehörige Dateien anhängen:

1. Öffnen Sie den Vertrag und wechseln Sie zum Tab Dateien
2. Klicken Sie auf Zugehöriges Dokument hinzufügen
3. Wählen Sie Ihre Datei aus (Anlage, Nachtrag, Leistungsbeschreibung usw.)
4. Wählen Sie den Versionstyp und fügen Sie eine Beschreibung hinzu

Frühere Versionen und Entwürfe sind standardmäßig eingeklappt, um Ihre Ansicht übersichtlich zu halten.

Vertragsdateien anzeigen

Der Tab Dateien ordnet alle Dokumente nach Typ:

• Primärdokument oben
• Zugehörige Dokumente darunter gruppiert
• Frühere Versionen und Entwürfe ausgeblendet, aber zugänglich

Tipps

Führen Sie eine lückenlose Dokumentation – Speichern Sie frühere Versionen, wenn Sie Verträge neu verhandeln. So entsteht ein Prüfpfad darüber, wie sich die Bedingungen entwickelt haben.

Verwenden Sie Entwürfe für Verhandlungen – Verfolgen Sie Entwurfsiterationen während der Vertragsverhandlungen, sodass Sie vor der Unterzeichnung nachvollziehen können, was sich geändert hat.