Contractversiebeheer

Contracten veranderen in de loop van de tijd - ze worden heronderhandeld, aangepast en verlengd. Met versiebeheer in Contracko volgt u elke iteratie, terwijl contractdetails altijd gebaseerd blijven op de huidige versie.

Primaire documenten vs gerelateerde documenten

Elke contractkaart in Contracko heeft twee typen bestanden:

• Primair document - Het hoofdcontract. Alle contractdetails en AI-extractie zijn gebaseerd op dit document.
• Gerelateerde documenten - Ondersteunende bestanden zoals bijlagen, exhibits, statements of work en addenda.

Versietypen

Bij het toevoegen van een contractbestand kiest u het versietype:

• Huidig - De actieve, geldige versie van het contract
• Vorige versie - Een oudere versie die is vervangen (handig om te zien hoe voorwaarden zijn veranderd)
• Concept - Een werkversie die nog niet definitief is

Een contract toevoegen met versiebeheer

1. Klik op Contract toevoegen en upload uw bestand
2. Kies in het dialoogvenster het versietype:
   • Kies Huidig voor actieve contracten
   • Kies Vorige versie voor vervangen contracten
   • Kies Concept voor werkversies
3. Voeg een beschrijving toe en vul de contractdetails in

Gerelateerde documenten toevoegen

Na het aanmaken van een contract kunt u extra bestanden koppelen:

1. Open het contract en ga naar het tabblad Bestanden
2. Klik op Gerelateerd document toevoegen
3. Selecteer uw bestand (bijlage, addendum, statement of work, enz.)
4. Kies het versietype en voeg een beschrijving toe

Vorige versies en concepten worden standaard ingeklapt om het overzichtelijk te houden.

Contractbestanden bekijken

Het tabblad Bestanden organiseert alle documenten per type:

• Primair document bovenaan
• Gerelateerde documenten gegroepeerd eronder
• Vorige versies en concepten verborgen maar toegankelijk

Tips

Bewaar een audit trail - sla oude versies op wanneer u contracten heronderhandelt. Zo ziet u hoe voorwaarden zijn veranderd.

Gebruik concepten bij onderhandelingen - volg conceptversies tijdens onderhandelingen zodat u kunt terugzien wat er is aangepast voor ondertekening.