Organisaties met meerdere gebruikers
Contracko ondersteunt organisaties met meerdere gebruikers, zodat je team samen contracten kan beheren. Je bepaalt wie kan deelnemen, wat elk lid mag doen via hun rol en in welke groepen ze zitten. Toegang per contract en per map staat in Contractrechten en Contracten organiseren met mappen.
Je organisatieprofiel instellen
- Log in en ga naar Instellingen
- Kies het tabblad Organisatieprofiel
- Stel je organisatie in:
- Avatar — upload je bedrijfslogo
- Weergavenaam — de gangbare naam van je organisatie
- Juridische naam — de volledige naam van je rechtspersoon (gebruikt door onze AI voor scherpere contractinterpretatie)
Je teamlid-profiel instellen
Elk teamlid kan zijn eigen profiel personaliseren:
- Ga naar Instellingen → Profiel
- Upload een avatar
- Pas je weergavenaam aan indien nodig
Teamleden uitnodigen
Open Instellingen → Organisatie en kies hoe je mensen wilt uitnodigen:
- Uitnodiging per e-mail — Contracko stuurt de uitnodiging direct.
- Deelbare link — kopieer de link en plaats hem in Slack, e-mail of een ander kanaal. Handig als je meerdere mensen tegelijk onboard.
In beide gevallen stel je de standaardrol in die nieuwe leden krijgen wanneer ze de uitnodiging accepteren. De rol van een lid kun je later wijzigen vanuit hetzelfde scherm.
Rollen
Elk lid van je organisatie heeft een rol. De rol bepaalt wat iemand mag doen in elk contract waartoe hij toegang heeft. Rollen zijn cumulatief — elk niveau bevat alles van het vorige.
| Rol | Wat ze kunnen |
|---|---|
| Viewer | Alleen-lezen toegang tot contracten en workspace-content. |
| Commenter | Contracten bekijken en opmerkingen plaatsen, maar niets bewerken. |
| Editor | Contracten aanmaken en bewerken, maar geen toegang of teaminstellingen beheren. |
| Manager | Contracten, contracttoegang, contracttypes, uitnodigingen en lagere rollen beheren. |
| Admin | Volledige workspace-admintoegang, inclusief facturatie, instellingen en het toewijzen van managers. |
Dezelfde beschrijvingen verschijnen bij hover op het ledenoverzicht, dus je hoeft hier niet steeds terug te komen als je het even niet meer weet.
De persoon die je workspace oorspronkelijk heeft aangemaakt is de Owner — feitelijk Admin plus het recht om het eigenaarschap van de workspace over te dragen. Owner is niet toewijsbaar vanuit het teamscherm; het draagt over wanneer het eigenaarschap van de workspace wisselt.
Groepen
Groepen weerspiegelen hoe je team echt is opgebouwd — Operations, Legal, Finance, Sales Ops, enzovoort. Zodra een groep bestaat, kun je een contract of map toewijzen aan die groep in plaats van mensen één voor één toe te voegen.
Een groep aanmaken:
- Ga naar Instellingen → Organisatie
- Klik in het groepenonderdeel op Nieuwe groep
- Geef de groep een naam (bijv. Finance, Junior legal, Operations)
- Voeg de teamleden toe die bij die groep horen
Groepslidmaatschap is dynamisch: als iemand toetreedt of vertrekt, wordt zijn toegang tot elk contract dat aan die groep is gekoppeld automatisch bijgewerkt. Dat maakt toegang op mapniveau zo krachtig — zie Contracten organiseren met mappen.
Contracteigendom en meldingen
Elk contract heeft een eigenaar die standaard alle meldingen ontvangt. Je kunt specifieke meldingen naar andere teamleden routeren:
- Open een contract → Meldingen
- Maak een melding aan of bewerk een bestaande
- Stel de Ontvanger in op een teamlid
- Voeg optioneel een omschrijving toe (bijv. "Check-in einde jaar")
- Opslaan
Handig als één persoon eigenaar is, maar een collega een specifieke verlenging of review afhandelt.
Samenwerken met opmerkingen
Teamleden kunnen direct op contracten overleggen:
- Open een contract
- Scroll naar Opmerkingen
- Typ je bericht en klik op Plaatsen
Opmerkingen verschijnen op het contract zelf en in het overzicht Recente activiteit.
Tips
Vul je juridische naam nauwkeurig in — onze AI gebruikt die om wederpartijen te identificeren bij analyse. Nauwkeurigheid verbetert de extractieresultaten.
Kies een standaardrol waar nieuwe leden in kunnen groeien — Editor als startrol is meestal de sweet spot: ze kunnen meteen werk leveren, en je kunt later promoveren naar Manager of Admin.
Gebruik groepen ook bij kleine teams — ze kosten niets om op te zetten, en ze maken toegang op mapniveau direct beschikbaar zodra je er gebruik van gaat maken.