Contracko Logo
Documentatie

Contracten en data exporteren

Met Contracko kunt u contracten exporteren als ZIP-bestand met gestructureerde data, AI-extracties en alle gekoppelde bestanden. Zo zit u nooit vast aan het platform - uw data blijft altijd draagbaar, inclusief alle AI-analyse.

Wat er in een export zit

Bij het exporteren maakt Contracko een ZIP-bestand met:

  • overview.csv - Overzicht van alle geëxporteerde contracten met kernvelden en waarden
  • counterparties.csv - Alle tegenpartijen bij de geëxporteerde contracten, inclusief AI-verrijking
  • categories.csv - Relevante categorieën voor de contracten
  • Individuele contractmappen - Elk contract krijgt een eigen map met:
    • contract.csv - Contractdata in spreadsheetformaat
    • metadata.json - Volledige metadata, AI-extracties en analyse
    • comments.csv - Opmerkingen bij het contract (indien aanwezig)
    • files/ map - Alle bijlagen (PDF, Word, afbeeldingen)

Contracten exporteren

  1. Ga naar de tabel Contracten
  2. Klik op de knop Exporteren

Exportknop in de contracts tabel

  1. Kies wat u wilt exporteren:
    • Huidige weergave - Exporteer contracten in uw huidige gefilterde view
    • Alle contracten - Exporteer alle contracten in uw account
    • Geselecteerde contracten - Selecteer individuele contracten

Exportopties met huidige weergave, alle contracten of geselecteerde contracten

  1. Klik op Exporteren om te starten

Verwerking op de achtergrond

Exports draaien als achtergrondtaak, dus u kunt:

  • Verder werken in Contracko
  • Uitloggen en later terugkomen
  • Uw browser sluiten

Zodra de export klaar is, krijgt u een melding via:

  • E-mail met downloadlink
  • Toast-notificatie onderaan het scherm (als u in de app bent)
  • Activiteitsmelding in de header

Toast-notificatie dat de export klaarstaat

Klik op de melding of gebruik de link in de e-mail om uw ZIP-bestand te downloaden.

Werken met de geëxporteerde data

Na downloaden pakt u de ZIP uit en krijgt u:

contracts-export-{timestamp}/
├── overview.csv           # Overzicht van alle contracten
├── counterparties.csv     # Alle tegenpartijdata
├── categories.csv         # Categorie-informatie
└── contracts/
    ├── contract-name-{id}/
    │   ├── contract.csv   # Contractdata als CSV
    │   ├── metadata.json  # Volledige metadata en AI-analyse
    │   ├── comments.csv   # Opmerkingen (indien aanwezig)
    │   └── files/         # Bijlagen (indien aanwezig)
    │       └── document.pdf
    └── another-contract-{id}/
        └── ...

Veelvoorkomende toepassingen:

  • CSV's openen in Excel of Google Sheets voor rapportage
  • Migreren naar een ander contractmanagementsysteem met alle AI-data intact
  • Backups maken van uw contractrepository
  • Bestanden lokaal ordenen

Geen vendor lock-in

De exportfunctie zorgt dat u nooit vastzit. U krijgt:

  • Uw originele bestanden - elke PDF, Word-doc of afbeelding die u uploadde
  • Alle AI-analyse - alle inzichten: datums, waarden, verplichtingen, verlengingen, custom fields
  • Gestructureerde data - klaar voor import in spreadsheets of andere systemen

Als u ooit besluit Contracko te verlaten, neemt u alles mee - inclusief het werk dat de AI al heeft gedaan.

Tips

Exporteer regelmatig voor backups - Contracko bewaart uw data veilig, maar periodieke exports geven extra zekerheid.

Gebruik gefilterde weergaven - Filter voordat u exporteert om precies de contracten te krijgen die u nodig hebt, zoals contracten die dit jaar aflopen of contracten met een specifieke leverancier.

ennl