Contracten importeren via e-mail

Contracko geeft u een uniek e-mailadres waarmee u contracten direct vanuit uw inbox kunt doorsturen. Wanneer u een e-mail met contractbijlagen doorstuurt, verwerkt de AI de bestanden automatisch en zet ze klaar voor beoordeling in uw account.

Wanneer e-mailimport gebruiken

Deze functie is ideaal voor:

• Ondertekende contracten van e-signature platforms - stuur afgeronde DocuSign- of Adobe Sign-contracten direct door
• Contracten die u per e-mail ontvangt - u hoeft niet eerst te downloaden en opnieuw te uploaden
• Snelle verwerking vanuit uw inbox - voeg contracten toe zonder uw e-mail te verlaten
• Ingescande overeenkomsten - stuur scans vanaf uw telefoon of scanner door

Uw persoonlijke e-mailadres vinden

1. Log in op uw Contracko-account
2. Ga naar uw accountinstellingen of dashboard
3. Zoek uw unieke e-mailadres (specifiek voor uw account)
4. Kopieer het adres om contracten door te sturen

Een contract doorsturen

1. Open de e-mail met uw contract (of maak een nieuwe e-mail)
2. Voeg uw Contracko-e-mailadres toe aan het veld Ontvanger
3. Voeg een onderwerp toe (bijv. "Freelance overeenkomst")
4. Voeg uw contractbestand toe (PDF, Word of tekstbestanden)
5. Verstuur de e-mail

Ondersteunde bestandstypen:

• PDF-bestanden
• Word-bestanden (.doc, .docx)
• Tekstbestanden

Let op: Afbeeldingsbestanden worden automatisch uitgesloten om te voorkomen dat e-mailhandtekeningen worden verwerkt.

Wat er gebeurt na het versturen

1. Server ontvangt uw e-mail - ons systeem koppelt de e-mail aan uw account
2. AI valideert de bestanden - controleert of de bijlagen contracten zijn
3. AI verwerkt het contract - extraheert details, datums, tegenpartijen en voorwaarden (gemiddeld 15-30 seconden)
4. U ontvangt een melding - e-mailbevestiging wanneer het contract klaarstaat voor beoordeling

Het geïmporteerde contract beoordelen

1. Klik op de beoordelingslink in uw notificatie-e-mail
2. Beoordeel de door AI geextraheerde details in de contracteditor
3. Pas waar nodig datums, categorieën of voorwaarden aan
4. Controleer of meldingen correct zijn ingesteld (AI doet dit waar mogelijk automatisch)
5. Klik op Opslaan en publiceren om te finaliseren

Na publicatie verschijnt het contract in uw bibliotheek, meldingen worden geactiveerd en deadlines synchroniseren met uw kalender.

Tips

Doorsturen vanaf elk e-mailadres: U kunt contracten doorsturen vanaf elk e-mailadres - persoonlijk, zakelijk of dat van een klant. Het systeem koppelt contracten aan uw account via uw unieke Contracko-e-mailadres.

Batch doorsturen: Stuur meerdere contracten door door meerdere bestanden aan een e-mail toe te voegen, of stuur meerdere e-mails achter elkaar. De AI verwerkt alles op de achtergrond.

Houd uw inbox georganiseerd: Met deze workflow verwerkt u contracten zodra ze binnenkomen - nieuwe deals of scans - zodat uw contractbibliotheek up-to-date blijft zonder handmatige uploads.