Reporting des contrats
Le tableau de bord de reporting affiche un aperçu en direct de votre portefeuille de contrats. Vous pouvez voir les totaux, la valeur annuelle, les renouvellements à venir et les principaux fournisseurs dans une seule vue. Appliquez des filtres pour ventiler les données par type de contrat, statut, partie ou période, puis partagez la vue exacte avec les parties prenantes ou téléchargez-la au format PDF.
Ce que vous voyez dans le tableau de bord
En haut de la page de reporting figurent quatre chiffres clés :
- Total des contrats, qui indique combien de contrats correspondent à vos filtres actuels
- Valeur annuelle, qui correspond à la valeur annuelle combinée de ces contrats
- Renouvellements à venir, qui compte les contrats dont les dates de fin approchent dans la période sélectionnée
- Principaux fournisseurs, qui répertorie les parties avec lesquelles vous traitez le plus
Ces chiffres se mettent à jour en temps réel à mesure que vous ajoutez ou retirez des filtres.
Filtrer votre rapport
Utilisez le panneau de filtres pour restreindre le rapport aux contrats qui vous intéressent.
Période
Choisissez la période sur laquelle vous souhaitez établir le rapport :
- Ce trimestre : les contrats ayant une activité dans le trimestre en cours
- Cette année : les contrats ayant une activité dans l'année civile en cours
- Tout l'historique : tous les contrats de votre portefeuille
Changer la période met instantanément à jour les chiffres clés et les graphiques.
Statut
Voyez comment vos contrats se répartissent entre les statuts tels qu'actif, expiré, en attente ou brouillon. Cliquez sur un segment de statut pour filtrer le rapport sur ce seul groupe.
Type de contrat
Ventilez le rapport selon les types de contrats que vous avez configurés, par exemple les contrats de service, les polices d'assurance ou les services par abonnement. Repérez quelles catégories représentent le plus de valeur ou le plus grand risque de renouvellement.
Partie
Recherchez une partie précise pour ne voir que les contrats conclus avec ce fournisseur ou ce partenaire. Les chiffres clés, les graphiques et la liste se mettent tous à jour pour refléter l'ensemble filtré. Examinez votre exposition aux renouvellements avec un fournisseur unique avant une négociation.
Partager un rapport
Une fois que vous avez exactement les filtres souhaités, créez un lien de partage pour que vos collègues puissent ouvrir la même vue.
- Cliquez sur Lien de partage
- Copiez le lien généré
- Envoyez-le via Slack, par e-mail ou par tout autre canal
Qui peut ouvrir un lien de partage ?
Toute personne disposant du lien peut voir la vue du rapport, même si elle n'a normalement pas l'autorisation de consulter les contrats sous-jacents dans Contracko. Les liens de partage conviennent bien aux réunions de direction, aux points d'avancement du conseil d'administration ou aux revues transverses où les parties prenantes ont besoin de visibilité sans accès complet à l'application.
Révoquer un lien de partage
Si vous ne souhaitez plus qu'une vue partagée reste accessible :
- Ouvrez le rapport
- Cliquez sur le bouton Désactiver à côté du lien de partage actif
- Le lien cesse de fonctionner immédiatement
Vous pouvez créer un nouveau lien de partage à tout moment si vous devez partager la vue à nouveau.
Exporter en PDF
Téléchargez le rapport actuel au format PDF pour l'apporter en réunion ou le joindre à des e-mails.
- Appliquez les filtres souhaités
- Cliquez sur Télécharger le PDF
- Le fichier exporté contient les mêmes chiffres clés, graphiques et liste de contrats que ceux affichés à l'écran
Le PDF utilise l'état actif des filtres, de sorte que l'export correspond toujours à la vue du rapport.
Cas d'usage courants
Préparer une réunion du conseil d'administration. Filtrez sur les renouvellements de cette année, téléchargez un PDF et joignez-le à votre dossier de conseil. Les parties prenantes obtiennent un récapitulatif clair des engagements à venir sans se connecter à Contracko.
Négociations avec les fournisseurs. Recherchez une seule partie pour voir la valeur annuelle totale, l'historique des contrats et les dates de renouvellement. Arrivez en réunion avec les chiffres exacts.
Visibilité inter-équipes. Créez un lien de partage filtré sur les contrats actifs de ce trimestre et envoyez-le aux opérations ou à la finance. Elles examinent les données à leur rythme sans demander d'accès à l'application.
Revues de conformité. Filtrez sur les contrats dont les dates de fin approchent, exportez la vue et partagez-la avec votre équipe juridique ou de conformité pour préparer un audit.
Conseils
Combinez plusieurs filtres. Restreignez le rapport en combinant période, statut et partie pour obtenir des vues très ciblées. Par exemple, ne voyez que les contrats de service actifs conclus avec un fournisseur précis cette année.
Effacez les filtres pour réinitialiser. Cliquez sur le bouton d'effacement pour retirer tous les filtres et revenir à la vue complète du portefeuille.
Les liens de partage sont statiques. Si vous créez un lien de partage puis modifiez les filtres, la vue partagée ne change pas automatiquement. Créez un nouveau lien lorsque vous souhaitez partager une vue mise à jour.