Autorisations des contrats

Les autorisations des contrats déterminent qui a accès à un contrat donné. Ce que chaque personne peut faire une fois l'accès obtenu est défini par son rôle au sein de l'organisation : consultez Organisations multi-utilisateurs pour la taxonomie des rôles.

Comment fonctionne l'accès aux contrats

Par défaut, chaque contrat est accessible à tous les membres de votre organisation. C'est le bon réglage par défaut pour la plupart des équipes : les contrats résident dans un référentiel partagé unique, et le rôle de chaque personne limite ce qu'elle peut faire.

Lorsqu'un contrat doit être restreint (conditions fournisseur sensibles, accords RH, tout ce que vous classeriez comme « besoin d'en connaître »), vous en limitez l'accès explicitement.

Manage permissions drawer with owner, restricted toggle, and team access levels

Restreindre l'accès à des personnes ou des groupes précis

Ouvrez le contrat et repérez la section d'accès. À partir de là, vous pouvez :

Ajouter une personne précise : elle seule (ainsi que le propriétaire) aura accès.
Ajouter un groupe : tous les membres du groupe héritent de l'accès. À mesure que des personnes rejoignent ou quittent le groupe, leur accès se met à jour automatiquement.
Combiner les deux : par exemple, le groupe Finance plus un relecteur externe.

Enregistrez, et le contrat reflète immédiatement le nouveau périmètre d'accès.

Permissions card on a contract showing owner and group access

Utilisez les dossiers pour restreindre à grande échelle

Définir l'accès contrat par contrat devient impraticable à mesure que votre référentiel s'étoffe. Le schéma le plus propre consiste plutôt à restreindre un dossier : chaque contrat à l'intérieur du dossier hérite des réglages d'accès du dossier, et les nouveaux contrats déposés dans le dossier sont automatiquement restreints correctement. Consultez Organiser les contrats avec des dossiers.

Définir les autorisations pour toute l'organisation

Pour rouvrir à toute l'équipe un contrat précédemment restreint, rebasculez l'accès sur « tous les membres de l'organisation ».

Changer le propriétaire du contrat

Chaque contrat a un propriétaire unique, qui dispose d'un accès complet et reçoit par défaut les notifications. Vous pouvez transférer la propriété à un autre membre de l'équipe depuis la section d'accès. Le nouveau propriétaire hérite automatiquement de l'accès complet.

Conseils

Appuyez-vous sur le réglage par défaut. Chercher à restreindre chaque contrat demande généralement plus d'efforts que cela n'en fait gagner. Ne restreignez que ceux qui en ont vraiment besoin.

Restreignez au niveau du dossier dès que possible. Ce schéma évolue avec votre référentiel et reste correct lorsque les personnes changent d'équipe.

Combinez un groupe et une personne précise avec parcimonie. Cela fonctionne, mais si vous le faites sur plus d'une poignée de contrats, votre structure de groupes a probablement besoin d'un ajustement.