Notifications et rappels de contrats

Les notifications garantissent que vous ne manquez jamais une echeance contractuelle importante, une date de renouvellement ou un delai de preavis. Contracko envoie des rappels automatiques par e-mail en fonction des dates de vos contrats pour vous aider a maitriser vos obligations critiques.

Fonctionnement des notifications pour les contrats a renouvellement automatique

Lorsque vous creez un contrat avec une date de fin, un delai de preavis et un renouvellement automatique, Contracko configure automatiquement trois notifications relatives par defaut. Elles sont echelonnees pour vous donner plusieurs occasions d'agir avant l'echeance du preavis.

Pourquoi echelonner par rapport a la date de preavis ? Pour les contrats a renouvellement automatique, la date de preavis est plus critique que la date de fin. Si votre delai de preavis expire, vous etes automatiquement engage pour une nouvelle periode, meme si la date de fin n'est pas encore passee.

Calendrier de notifications par defaut :

• 3 mois avant la date de preavis
• 1 mois avant la date de preavis
• 1 semaine avant la date de preavis

Ces notifications relatives s'ajustent automatiquement en fonction des dates de vos contrats. Si vous modifiez le delai de preavis ou la date de renouvellement, vos rappels se mettent a jour en consequence.

Creer des notifications personnalisees avec des messages

Vous pouvez ajouter des notifications personnalisees a l'intervalle de votre choix.

1. Ouvrez votre contrat dans l'editeur
2. Dans la section Notifications, cliquez sur Ajouter une notification
3. Choisissez si le rappel doit etre ancre a :
   • Date de preavis (recommande pour les contrats a renouvellement automatique)
   • Date de renouvellement (date de fin)
4. Definissez la periode (jours, semaines ou mois avant)
5. Ajoutez un message personnalise a inclure dans l'e-mail de notification
6. Cliquez sur Enregistrer

Exemple de message personnalise : "Discuter avec l'agent immobilier des options du marche" : un jour avant la date de preavis pour un bail de bureau.

Ces messages personnalises apparaissent dans vos e-mails de notification sous forme de rappels d'action.

Configurer des notifications pour les contrats a duree indeterminee

Les contrats a duree indeterminee n'ont ni date de fin ni delai de preavis, les notifications relatives ne fonctionnent donc pas. Pour ces contrats, configurez plutot des notifications a date fixe.

1. Ouvrez votre contrat a duree indeterminee
2. Dans la section Notifications, cliquez sur Ajouter une notification
3. Selectionnez Date precise
4. Choisissez la date exacte a laquelle vous souhaitez etre rappele
5. Ajoutez un message expliquant ce qu'il faut revoir
6. Cliquez sur Enregistrer

Exemple d'utilisation : Pour un contrat de freelance debutant le 1er octobre, definissez un rappel a date precise pour juin 2026 avec le message : "Faire le point sur la collaboration et determiner si nous souhaitons poursuivre."

Consulter toutes les notifications d'un contrat

Pour voir toutes les notifications planifiees d'un contrat :

1. Ouvrez le contrat dans la visionneuse
2. Accedez a l'onglet Notifications
3. Consultez la liste complete triee par date d'envoi (la plus proche en premier)

Chaque notification indique :

• Quand elle sera envoyee
• A quoi elle est ancree (date de preavis, date de renouvellement ou date precise)
• Tout message personnalise inclus
• Le statut actuel (Planifiee, Envoyee ou Confirmee)

Conseils

Definissez des rappels tot - Pour les contrats critiques, ajoutez une notification supplementaire 6 mois avant la date de preavis afin de commencer a planifier.

Utilisez les messages personnalises de maniere strategique - Incluez des actions precises dans vos messages de notification afin de savoir exactement quoi faire lorsque le rappel arrive.

Des ancrages differents pour des besoins differents - Si les dates de preavis conviennent le mieux aux contrats a renouvellement automatique, vous pourriez vouloir un rappel sur la date de renouvellement pour les contrats que vous prevoyez de laisser expirer naturellement.

Revoyez regulierement vos parametres de notification - Lorsque les conditions d'un contrat changent, verifiez que votre calendrier de notifications reste pertinent pour les dates mises a jour.