Dates de contrat et reconductions automatiques

Les dates de contrat dans Contracko vous aident a suivre quand les accords prennent fin, quand ils se reconduisent et quand vous devez donner un preavis de resiliation. Le systeme gere a la fois les contrats avec date de fin qui se reconduisent automatiquement et les accords a duree indeterminee sans date de fin precise.

Contrats avec date de fin ou contrats a duree indeterminee

Les contrats dans Contracko peuvent etre configures avec une date de fin ou a duree indeterminee :

Les contrats avec date de fin ont une date d'expiration precise. Ils sont courants pour :

• Les abonnements logiciels (mensuels ou annuels)
• Les contrats de service a duree determinee
• Les baux immobiliers avec clauses de renouvellement
• Les NDA avec date d'expiration

Les contrats a duree indeterminee n'ont pas de date de fin precisee. Ils comprennent :

• Les relations fournisseurs continues
• Les contrats de travail sans terme
• Les licences permanentes

Quand vous creez un contrat avec une date de fin, vous configurez le fonctionnement des reconductions et des delais de preavis.

Configurer la reconduction automatique

La reconduction automatique signifie que le contrat se prolonge automatiquement sauf si vous le resiliez activement.

Pour configurer la reconduction automatique :

1. Ouvrez votre contrat dans l'editeur
2. Saisissez la Date de fin lorsque la periode en cours expire
3. Activez la Reconduction automatique
4. Definissez la Periode de reconduction, par exemple :
   • Mensuelle - Se reconduit le meme jour chaque mois
   • Nombre de jours personnalise - Indiquez le nombre exact de jours (par ex. 28 jours)
   • Annuelle - Se reconduit chaque annee a la meme date

Pour les abonnements logiciels, l'increment de reconduction correspond generalement a votre cycle de facturation. Si vous payez chaque mois, definissez une reconduction mensuelle. Si vous payez chaque annee, definissez une reconduction annuelle.

Configurer les delais de preavis

Le delai de preavis est l'echeance avant laquelle vous devez prevenir la contrepartie si vous voulez resilier ou renegocier le contrat.

Delais de preavis courants :

• Abonnements logiciels : 1 jour (vous pouvez annuler a tout moment via l'interface du fournisseur)
• NDA et contrats de service : 1 a 3 mois
• Baux immobiliers : 2 a 3 mois
• Contrats a forte valeur : 3 a 6 mois ou plus

Pour definir le delai de preavis :

1. Dans l'editeur de contrat, trouvez Preavis de resiliation
2. Saisissez la duree avant la date de fin a laquelle il est du
3. Enregistrez le contrat

Contracko vous rappellera quand le delai de preavis approche pour que vous ne manquiez pas l'echeance de resiliation.

Comment fonctionne le report automatique des dates

Quand un contrat avec reconduction automatique atteint sa date de fin, Contracko avance automatiquement toutes les dates de l'increment de reconduction.

Exemple avec une reconduction mensuelle :

• Periode en cours : du 1er octobre au 31 octobre
• A l'arrivee du 31 octobre : le contrat se met automatiquement a jour du 1er novembre au 30 novembre
• Le delai de preavis avance du meme increment

Cela garantit que votre suivi des contrats reste a jour sans modifications manuelles. Vous pouvez consulter les dates a venir dans le calendrier pour voir quand les contrats se reconduiront.

Exemple : configuration d'un abonnement logiciel

Voici un exemple complet pour un abonnement logiciel classique :

Abonnement professionnel Spotify :

• Date de debut : 1er octobre 2025
• Date de fin : 31 octobre 2025
• Reconduction automatique : Activee
• Increment de reconduction : Mensuel
• Delai de preavis : 1 jour avant la date de fin
• Valeur : 1 000 $/an, facture mensuellement

Cette configuration signifie que :

• Le contrat se reconduit automatiquement chaque mois
• Vous devez annuler au moins 1 jour avant le 31 octobre pour eviter les frais de novembre
• Le 1er novembre, toutes les dates avancent automatiquement d'un mois

Conseils

Faites correspondre les increments de reconduction aux cycles de facturation - Si vous etes facture chaque mois, definissez des reconductions mensuelles. Si vous etes facture chaque annee, definissez des reconductions annuelles. Cela aligne votre suivi sur les frais reels.

Definissez des delais de preavis realistes - Pour un logiciel que vous pouvez annuler instantanement, utilisez 1 jour. Pour les contrats negocies, verifiez la clause de resiliation reelle et utilisez ce nombre exact de jours.

Revoyez le calendrier chaque mois - Verifiez les dates de fin et les delais de preavis a venir au debut de chaque mois pour avoir le temps d'agir sur les contrats que vous voulez resilier.