Gestion des versions de contrat
Les contrats evoluent au fil du temps : ils sont renegocies, modifies et renouveles. La gestion des versions de Contracko vous aide a suivre chaque iteration tout en fondant les details de votre contrat sur la version en vigueur.
Documents principaux et documents associes
Chaque contrat dans Contracko comporte deux types de fichiers :
- Document principal : le fichier de contrat principal. Tous les details du contrat et l'extraction par IA sont fondes sur ce document.
- Documents associes : les fichiers de support tels que les annexes, les pieces jointes, les enonces de travaux et les avenants.
Types de version
Lorsque vous ajoutez un fichier de contrat, vous choisissez son type de version :
- En vigueur : la version active et en effet du contrat
- Version anterieure : une iteration plus ancienne qui a ete remplacee (utile pour suivre l'evolution des clauses dans le temps)
- Brouillon : une version de travail qui n'est pas encore finalisee
Ajouter un contrat avec gestion des versions
- Cliquez sur Ajouter un contrat et televersez votre fichier
- Dans la boite de dialogue, selectionnez le type de version :
- Choisissez En vigueur pour les contrats actifs
- Choisissez Version anterieure pour les contrats remplaces
- Choisissez Brouillon pour les documents en cours d'elaboration
- Ajoutez une description et completez les details du contrat
Ajouter des documents associes
Apres avoir cree un contrat, vous pouvez y joindre des fichiers associes :
- Ouvrez le contrat et accedez a l'onglet Fichiers
- Cliquez sur Ajouter un document associe
- Selectionnez votre fichier (piece jointe, avenant, enonce de travaux, etc.)
- Choisissez le type de version et ajoutez une description
Les versions anterieures et les brouillons sont replies par defaut pour garder votre vue degagee.
Consulter les fichiers du contrat
L'onglet Fichiers organise tous les documents par type :
- Le document principal en haut
- Les documents associes regroupes en dessous
- Les versions anterieures et les brouillons ranges mais accessibles
Conseils
Gardez une trace ecrite : conservez les versions anterieures lorsque vous renegociez des contrats. Cela cree une piste d'audit de l'evolution des clauses.
Utilisez les brouillons pour les negociations : suivez les iterations de brouillon pendant les negociations de contrat afin de pouvoir vous referer a ce qui a change avant la signature.