Suivre les modifications d'un contrat avec les pistes d'audit
Chaque contrat dans Contracko conserve une piste d'audit : un enregistrement continu de la facon dont il a ete cree, modifie, et dont ses donnees et ses fichiers ont change au fil du temps. Elle capture les actions effectuees par les personnes de votre organisation et celles effectuees automatiquement par le systeme, par Clara et via l'API, afin que vous puissiez toujours retracer comment un contrat est parvenu a son etat actuel.
Ou trouver la piste d'audit d'un contrat
Ouvrez un contrat et selectionnez l'onglet Activity. Vous verrez un fil antichronologique de chaque modification, chacune avec la personne ou le systeme responsable et un horodatage relatif. Les commentaires apparaissent ici aussi, et de nouveau dans l'onglet Comments distinct.
Voir l'activite dans toute votre organisation
Pour une vue d'ensemble de votre portefeuille, ouvrez la page Activity depuis la navigation principale. Elle rassemble l'activite de chaque contrat auquel vous avez acces dans un seul fil : exports, alertes, mises a jour de signature et changements d'equipe dans toute votre organisation. L'onglet Activity par contrat affiche le meme enregistrement, limite a un seul contrat.
Ce qui est enregistre
La piste d'audit enregistre l'ensemble du cycle de vie d'un contrat et de tout ce qui s'y rattache :
- Contrats : creation, modifications, changements de statut et de proprietaire, deplacements entre dossiers, archivage, suppression et restauration. Les modifications indiquent le nombre de champs modifies. Deroulez une entree pour voir les valeurs avant et apres, par exemple un titre, une date de fin ou un statut.
- IA et traitement : Contract created via integration API pour les contrats qui arrivent par programmation, AI extraction applied lorsque Clara lit un document et remplit les champs, et Contract ready for review une fois l'extraction terminee.
- Signatures : l'ensemble du cycle de signature, dont Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested, ainsi qu'envoye, signe, termine, refuse ou expire.
- Fichiers : ajouts, nouvelles versions, telechargements et suppressions.
- Commentaires : commentaires ajoutes, modifies ou supprimes.
- Partage : liens de partage externes crees, consultes et revoques.
- Personnes et acces : contreparties, roles des membres et changements d'acces au contrat.
- Exports : Export ready lorsqu'un export de contrat se termine.
Chaque entree enregistre qui ou quoi a effectue la modification (un collegue, le systeme, Clara ou une integration), l'heure et, le cas echeant, les champs precis qui ont change.
Qui peut voir la piste d'audit
L'onglet Activity d'un contrat est visible par toute personne ayant acces a ce contrat ; la piste suit donc vos autorisations de contrat existantes. La page Activity a l'echelle de l'organisation n'affiche que les evenements des contrats que chaque membre peut deja voir.
Exporter la piste d'audit
Lorsque vous exportez un contrat, son activite l'accompagne. Le dossier de chaque contrat dans l'export contient un fichier activity.csv a cote des donnees et des fichiers du contrat, avec une ligne par evenement : heure, activite, type, detail, acteur et les champs modifies. Consultez Exporter les contrats et les donnees pour le contenu complet de l'export. Les historiques tres longs sont limites aux 10 000 evenements les plus recents par contrat.
Pourquoi c'est important
Une piste d'audit complete est utile lorsque vous devez prouver ce qui est arrive a un contrat et quand :
- Audits et conformite : montrez comment un contrat a ete cree, modifie et approuve.
- Reporting interne : retracez les decisions et les modifications jusqu'a la personne ou au systeme qui les a effectuees.
- Aucune dependance a la plateforme : le journal d'activite exporte vous appartient, vous pouvez donc migrer vers un autre systeme ou conserver vos enregistrements en dehors de Contracko a tout moment.