Vertragsaenderungen mit Audit-Trails nachverfolgen

Jeder Vertrag in Contracko fuehrt einen Audit-Trail: eine fortlaufende Aufzeichnung darueber, wie er erstellt und bearbeitet wurde und wie sich seine Daten und Dateien im Laufe der Zeit geaendert haben. Er erfasst Aktionen von Personen in Ihrer Organisation sowie Aktionen, die automatisch vom System, von Clara und ueber die API ausgefuehrt werden, sodass Sie jederzeit nachvollziehen koennen, wie ein Vertrag seinen aktuellen Stand erreicht hat.

Wo Sie den Audit-Trail eines Vertrags finden

Oeffnen Sie einen Vertrag und waehlen Sie den Tab Activity. Sie sehen einen umgekehrt chronologischen Verlauf jeder Aenderung, jeweils mit der verantwortlichen Person oder dem verantwortlichen System und einer relativen Zeitangabe. Kommentare erscheinen ebenfalls hier und zusaetzlich im separaten Tab Comments.

Tab Activity eines Contracko-Vertrags mit dem vollstaendigen Audit-Trail aus Erstellung, Bearbeitungen, KI-Extraktion und Kommentaren

Aktivitaeten in Ihrer gesamten Organisation ansehen

Fuer eine portfolioweite Ansicht oeffnen Sie die Seite Activity in der Hauptnavigation. Sie buendelt die Aktivitaet jedes Vertrags, auf den Sie zugreifen koennen, in einem Feed: Exporte, Benachrichtigungen, Signatur-Updates und Teamaenderungen in Ihrer gesamten Organisation. Der Tab Activity je Vertrag zeigt dieselbe Aufzeichnung, beschraenkt auf einen einzelnen Vertrag.

Was aufgezeichnet wird

Der Audit-Trail protokolliert den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags und alles, was damit verbunden ist:

Vertraege: Erstellung, Bearbeitungen, Aenderungen von Status und Eigentuemer, Verschiebungen zwischen Ordnern, Archivierung, Loeschung und Wiederherstellung. Bearbeitungen zeigen, wie viele Felder geaendert wurden. Klappen Sie einen Eintrag auf, um die Werte vorher und nachher zu sehen, zum Beispiel einen Titel, ein Enddatum oder einen Status.
KI und Verarbeitung: Contract created via integration API fuer Vertraege, die programmatisch eingehen, AI extraction applied, wenn Clara ein Dokument liest und die Felder ausfuellt, und Contract ready for review, sobald die Extraktion abgeschlossen ist.
Signaturen: der gesamte Signaturzyklus, darunter Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested sowie gesendet, unterzeichnet, abgeschlossen, abgelehnt oder abgelaufen.
Dateien: Uploads, neue Versionen, Downloads und Loeschungen.
Kommentare: hinzugefuegte, bearbeitete oder entfernte Kommentare.
Teilen: externe Freigabelinks, die erstellt, angesehen und widerrufen wurden.
Personen und Zugriff: Vertragspartner, Mitgliederrollen und Aenderungen am Vertragszugriff.
Exporte: Export ready, wenn ein Vertragsexport abgeschlossen ist.

Jeder Eintrag erfasst, wer oder was die Aenderung vorgenommen hat (ein Teammitglied, das System, Clara oder eine Integration), den Zeitpunkt und, sofern relevant, die konkret geaenderten Felder.

Wer den Audit-Trail sehen kann

Der Tab Activity eines Vertrags ist fuer alle sichtbar, die Zugriff auf diesen Vertrag haben, der Trail folgt also Ihren bestehenden Vertragsberechtigungen. Die organisationsweite Seite Activity zeigt nur Ereignisse aus den Vertraegen, die jedes Mitglied ohnehin sehen kann.

Den Audit-Trail exportieren

Wenn Sie einen Vertrag exportieren, wird seine Aktivitaet mitexportiert. Der Ordner jedes Vertrags im Export enthaelt eine Datei activity.csv neben den Vertragsdaten und Dateien, mit einer Zeile pro Ereignis: Zeitpunkt, Aktivitaet, Typ, Detail, Akteur und die geaenderten Felder. Siehe Vertraege und Daten exportieren fuer den vollstaendigen Inhalt des Exports. Sehr lange Verlaeufe werden auf die 10.000 neuesten Ereignisse pro Vertrag begrenzt.

Warum das wichtig ist

Ein vollstaendiger Audit-Trail hilft, wenn Sie nachweisen muessen, was mit einem Vertrag geschehen ist und wann:

Audits und Compliance: zeigen Sie, wie ein Vertrag erstellt, geaendert und genehmigt wurde.
Interne Berichterstattung: fuehren Sie Entscheidungen und Bearbeitungen auf die Person oder das System zurueck, das sie vorgenommen hat.
Kein Plattform-Lock-in: das exportierte Aktivitaetsprotokoll gehoert Ihnen, sodass Sie jederzeit zu einem anderen System wechseln oder Aufzeichnungen ausserhalb von Contracko aufbewahren koennen.