Spåra avtalsändringar med revisionslogg

Varje avtal i Contracko har en revisionslogg: en löpande registrering av hur avtalet skapades, redigerades och hur data och filer förändrades över tid. Loggen fångar åtgärder som personer i din organisation utför och åtgärder som systemet, Clara och API:et utför automatiskt, så att du alltid kan spåra hur ett avtal nådde sitt nuvarande tillstånd.

Var du hittar ett avtals revisionslogg

Öppna ett avtal och välj fliken Activity. Du ser ett flöde av varje ändring i omvänd kronologisk ordning, med ansvarig person eller system och en relativ tidsstämpel. Kommentarer visas också här och igen på den separata fliken Comments.

Fliken Activity på ett Contracko-avtal med hela revisionsloggen för skapande, redigeringar, AI-extrahering och kommentarer

Se aktivitet i hela organisationen

För en översikt över hela portföljen öppnar du sidan Activity i huvudnavigeringen. Den samlar aktivitet från alla avtal du har åtkomst till i ett flöde: exporter, aviseringar, signeringsuppdateringar och teamändringar i organisationen. Fliken Activity per avtal är samma registrering, begränsad till ett enskilt avtal.

Vad som registreras

Revisionsloggen registrerar hela avtalets livscykel och det som är kopplat till det:

Avtal: skapande, redigeringar, ändringar av status och ägare, flytt mellan mappar, arkivering, borttagning och återställning. Redigeringar visar hur många fält som ändrades. Expandera en post för att se värdena före och efter, till exempel en titel, ett slutdatum eller en status.
AI och inläsning: Contract created via integration API för avtal som kommer in programmatiskt, AI extraction applied när Clara läser ett dokument och fyller i fälten, och Contract ready for review när extraheringen är klar.
Signaturer: hela signeringslivscykeln, inklusive Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested samt skickat, signerat, slutfört, avböjt och utgånget.
Filer: uppladdningar, nya versioner, nedladdningar och borttagningar.
Kommentarer: kommentarer som lagts till, redigerats eller tagits bort.
Delning: externa delningslänkar som skapats, visats och återkallats.
Personer och åtkomst: motparter, medlemsroller och ändringar av avtalsåtkomst.
Exporter: Export ready när en avtalsexport har slutförts.

Varje post registrerar vem eller vad som gjorde ändringen (en kollega, systemet, Clara eller en integration), tidpunkten och, när det är relevant, de specifika fält som ändrades.

Vem som kan se revisionsloggen

Fliken Activity för ett avtal är synlig för alla som har åtkomst till avtalet, så loggen följer dina befintliga avtalsbehörigheter. Den organisationsövergripande sidan Activity visar bara händelser från de avtal som varje medlem redan kan se.

Exportera revisionsloggen

När du exporterar ett avtal följer aktiviteten med. Varje avtalsmapp i exporten innehåller filen activity.csv tillsammans med avtalsdata och filer, med en rad per händelse: tid, aktivitet, typ, detalj, aktör och de fält som ändrades. Se Exportera avtal och data för hela innehållet i exporten. Mycket långa historiker begränsas till de 10 000 senaste händelserna per avtal.

Varför det spelar roll

En fullständig revisionslogg är värdefull när du behöver visa vad som har hänt med ett avtal och när:

Revisioner och efterlevnad: visa hur ett avtal skapades, ändrades och godkändes.
Intern rapportering: spåra beslut och redigeringar tillbaka till personen eller systemet som gjorde dem.
Ingen plattformsinlåsning: den exporterade aktivitetsloggen är din att behålla, så du kan flytta till ett annat system eller lagra underlag utanför Contracko när som helst.