Tracciare le modifiche di un contratto con gli audit trail

Ogni contratto in Contracko conserva un audit trail: una registrazione continua di come e stato creato, modificato e di come i suoi dati e file sono cambiati nel tempo. Cattura le azioni eseguite dalle persone della sua organizzazione e quelle eseguite automaticamente dal sistema, da Clara e tramite l'API, cosi puo sempre ricostruire come un contratto e arrivato al suo stato attuale.

Dove trovare l'audit trail di un contratto

Apra un contratto e selezioni la scheda Activity. Vedra un elenco in ordine cronologico inverso di ogni modifica, ciascuna con la persona o il sistema responsabile e un riferimento temporale relativo. I commenti compaiono anche qui e di nuovo nella scheda Comments separata.

Vedere l'attivita di tutta la sua organizzazione

Per una vista sull'intero portafoglio, apra la pagina Activity dalla navigazione principale. Raccoglie l'attivita di ogni contratto a cui ha accesso in un unico elenco: esportazioni, avvisi, aggiornamenti di firma e modifiche del team in tutta la sua organizzazione. La scheda Activity per singolo contratto mostra la stessa registrazione, limitata a un solo contratto.

Cosa viene registrato

L'audit trail documenta l'intero ciclo di vita di un contratto e di tutto cio che e collegato:

• Contratti: creazione, modifiche, variazioni di stato e di proprietario, spostamenti tra cartelle, archiviazione, eliminazione e ripristino. Le modifiche indicano quanti campi sono cambiati. Espanda una voce per vedere i valori prima e dopo, ad esempio un titolo, una data di fine o uno stato.
• IA ed elaborazione: Contract created via integration API per i contratti che arrivano in modo programmatico, AI extraction applied quando Clara legge un documento e compila i campi, e Contract ready for review una volta completata l'estrazione.
• Firme: l'intero ciclo di firma, tra cui Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested, oltre a inviato, firmato, completato, rifiutato o scaduto.
• File: caricamenti, nuove versioni, download ed eliminazioni.
• Commenti: commenti aggiunti, modificati o rimossi.
• Condivisione: link di condivisione esterni creati, visualizzati e revocati.
• Persone e accesso: controparti, ruoli dei membri e modifiche all'accesso al contratto.
• Esportazioni: Export ready quando un'esportazione di contratto si completa.

Ogni voce registra chi o cosa ha effettuato la modifica (un collega, il sistema, Clara o un'integrazione), l'ora e, dove pertinente, i campi specifici che sono cambiati.

Chi puo vedere l'audit trail

La scheda Activity di un contratto e visibile a chiunque abbia accesso a quel contratto, quindi il trail segue le sue autorizzazioni di contratto esistenti. La pagina Activity a livello di organizzazione mostra solo gli eventi dei contratti che ciascun membro puo gia vedere.

Esportare l'audit trail

Quando esporta un contratto, la sua attivita lo accompagna. La cartella di ogni contratto nell'esportazione contiene un file activity.csv accanto ai dati e ai file del contratto, con una riga per evento: ora, attivita, tipo, dettaglio, autore e i campi modificati. Veda Esportare contratti e dati per il contenuto completo dell'esportazione. Le cronologie molto lunghe sono limitate ai 10.000 eventi piu recenti per contratto.

Perche e importante

Un audit trail completo e utile quando deve dimostrare cosa e accaduto a un contratto e quando:

• Audit e conformita: mostri come un contratto e stato creato, modificato e approvato.
• Reportistica interna: ricostruisca decisioni e modifiche fino alla persona o al sistema che le ha effettuate.
• Nessun vincolo alla piattaforma: il registro attivita esportato e suo, quindi puo passare a un altro sistema o conservare i record al di fuori di Contracko in qualsiasi momento.