Acompanhar alteracoes de um contrato com trilhas de auditoria

Cada contrato na Contracko mantem uma trilha de auditoria: um registo continuo de como foi criado, editado e de como os seus dados e ficheiros mudaram ao longo do tempo. Capta as acoes realizadas pelas pessoas da sua organizacao e as realizadas automaticamente pelo sistema, pela Clara e atraves da API, para que possa sempre rastrear como um contrato chegou ao seu estado atual.

Onde encontrar a trilha de auditoria de um contrato

Abra um contrato e selecione o separador Activity. Vera um historico em ordem cronologica inversa de cada alteracao, cada uma com a pessoa ou o sistema responsavel e uma marca temporal relativa. Os comentarios aparecem aqui tambem e novamente no separador Comments separado.

Ver a atividade em toda a sua organizacao

Para uma visao de toda a sua carteira, abra a pagina Activity a partir da navegacao principal. Reune a atividade de cada contrato a que tem acesso num unico historico: exportacoes, alertas, atualizacoes de assinatura e alteracoes da equipa em toda a sua organizacao. O separador Activity por contrato mostra o mesmo registo, limitado a um unico contrato.

O que e registado

A trilha de auditoria regista todo o ciclo de vida de um contrato e de tudo o que lhe esta associado:

• Contratos: criacao, edicoes, alteracoes de estado e de proprietario, movimentacoes entre pastas, arquivo, eliminacao e restauro. As edicoes mostram quantos campos foram alterados. Expanda uma entrada para ver os valores antes e depois, por exemplo um titulo, uma data de fim ou um estado.
• IA e processamento: Contract created via integration API para os contratos que chegam de forma programatica, AI extraction applied quando a Clara le um documento e preenche os campos, e Contract ready for review assim que a extracao termina.
• Assinaturas: todo o ciclo de assinatura, incluindo Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested, alem de enviado, assinado, concluido, recusado ou expirado.
• Ficheiros: carregamentos, novas versoes, descarregamentos e eliminacoes.
• Comentarios: comentarios adicionados, editados ou removidos.
• Partilha: ligacoes de partilha externas criadas, vistas e revogadas.
• Pessoas e acesso: contrapartes, funcoes dos membros e alteracoes de acesso ao contrato.
• Exportacoes: Export ready quando uma exportacao de contrato termina.

Cada entrada regista quem ou o que efetuou a alteracao (um colega, o sistema, a Clara ou uma integracao), a hora e, quando aplicavel, os campos especificos que mudaram.

Quem pode ver a trilha de auditoria

O separador Activity de um contrato e visivel para qualquer pessoa com acesso a esse contrato, pelo que a trilha segue as suas permissoes de contrato existentes. A pagina Activity de toda a organizacao mostra apenas eventos dos contratos que cada membro ja pode ver.

Exportar a trilha de auditoria

Quando exporta um contrato, a sua atividade acompanha-o. A pasta de cada contrato na exportacao contem um ficheiro activity.csv ao lado dos dados e ficheiros do contrato, com uma linha por evento: hora, atividade, tipo, detalhe, ator e os campos que mudaram. Consulte Exportar contratos e dados para o conteudo completo da exportacao. Os historicos muito longos sao limitados aos 10.000 eventos mais recentes por contrato.

Porque e importante

Uma trilha de auditoria completa e util quando precisa de provar o que aconteceu a um contrato e quando:

• Auditorias e conformidade: mostre como um contrato foi criado, alterado e aprovado.
• Relatorios internos: rastreie decisoes e edicoes ate a pessoa ou ao sistema que as efetuou.
• Sem dependencia da plataforma: o registo de atividade exportado e seu, pelo que pode mudar para outro sistema ou guardar os registos fora da Contracko a qualquer momento.