Contractwijzigingen volgen met audittrails
Elk contract in Contracko houdt een audittrail bij: een doorlopend overzicht van hoe het is aangemaakt, bewerkt, en hoe de gegevens en bestanden in de loop van de tijd zijn gewijzigd. Het legt handelingen vast van mensen in uw organisatie en handelingen die automatisch worden uitgevoerd door het systeem, door Clara en via de API, zodat u altijd kunt nagaan hoe een contract zijn huidige staat heeft bereikt.
Waar vindt u de audittrail van een contract
Open een contract en kies het tabblad Activity. U ziet een omgekeerd chronologisch overzicht van elke wijziging, telkens met de verantwoordelijke persoon of het verantwoordelijke systeem en een relatieve tijdsaanduiding. Opmerkingen verschijnen hier ook, en nogmaals in het aparte tabblad Comments.
Activiteit in uw hele organisatie bekijken
Voor een overzicht van uw hele portfolio opent u de pagina Activity in de hoofdnavigatie. Die bundelt de activiteit van elk contract waartoe u toegang hebt in een feed: exports, meldingen, ondertekenupdates en teamwijzigingen in uw hele organisatie. Het tabblad Activity per contract toont hetzelfde overzicht, beperkt tot een enkel contract.
Wat wordt vastgelegd
De audittrail legt de volledige levenscyclus van een contract vast en alles wat eraan gekoppeld is:
- Contracten: aanmaak, bewerkingen, wijzigingen van status en eigenaar, verplaatsingen tussen mappen, archivering, verwijdering en herstel. Bewerkingen tonen hoeveel velden zijn gewijzigd. Vouw een vermelding uit om de oude en nieuwe waarden te zien, bijvoorbeeld een titel, einddatum of status.
- AI en verwerking: Contract created via integration API voor contracten die programmatisch binnenkomen, AI extraction applied wanneer Clara een document leest en de velden invult, en Contract ready for review zodra de extractie klaar is.
- Ondertekening: de volledige ondertekencyclus, waaronder Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested, en verzonden, ondertekend, voltooid, geweigerd of verlopen.
- Bestanden: uploads, nieuwe versies, downloads en verwijderingen.
- Opmerkingen: opmerkingen die zijn toegevoegd, bewerkt of verwijderd.
- Delen: externe deellinks die zijn aangemaakt, bekeken en ingetrokken.
- Mensen en toegang: tegenpartijen, ledenrollen en wijzigingen in contracttoegang.
- Exports: Export ready wanneer een contractexport klaar is.
Elke vermelding legt vast wie of wat de wijziging heeft aangebracht (een teamlid, het systeem, Clara of een integratie), het tijdstip en, waar relevant, de specifieke velden die zijn gewijzigd.
Wie kan de audittrail zien
Het tabblad Activity van een contract is zichtbaar voor iedereen met toegang tot dat contract, dus de trail volgt uw bestaande contractrechten. De organisatiebrede pagina Activity toont alleen gebeurtenissen van de contracten die elk lid al kan zien.
De audittrail exporteren
Wanneer u een contract exporteert, gaat de activiteit mee. De map van elk contract in de export bevat een bestand activity.csv naast de contractgegevens en bestanden, met een rij per gebeurtenis: tijdstip, activiteit, type, detail, actor en de gewijzigde velden. Zie Contracten en gegevens exporteren voor de volledige inhoud van de export. Zeer lange geschiedenissen worden beperkt tot de 10.000 meest recente gebeurtenissen per contract.
Waarom het ertoe doet
Een volledige audittrail is nuttig wanneer u moet aantonen wat er met een contract is gebeurd en wanneer:
- Audits en compliance: laat zien hoe een contract is aangemaakt, gewijzigd en goedgekeurd.
- Interne rapportage: herleid beslissingen en bewerkingen naar de persoon of het systeem dat ze heeft uitgevoerd.
- Geen platformlock-in: het geexporteerde activiteitenlog is van u, zodat u op elk moment naar een ander systeem kunt overstappen of gegevens buiten Contracko kunt bewaren.