Historia zmian umów w Contracko

Każda umowa w Contracko ma historię zmian: bieżący zapis tego, jak powstała, jak była edytowana i jak z czasem zmieniały się jej dane i pliki. Rejestruje działania osób w Twojej organizacji oraz działania automatyczne systemu, Clary i API, dzięki czemu zawsze możesz prześledzić, jak umowa doszła do obecnego stanu.

Gdzie znaleźć historię zmian umowy

Otwórz dowolną umowę i wybierz kartę Activity. Zobaczysz listę wszystkich zmian w kolejności od najnowszych, a przy każdej z nich osobę lub system odpowiedzialny za zmianę i względny znacznik czasu. Komentarze też się tu pojawiają, a dodatkowo w osobnej karcie Comments.

Karta Activity w umowie Contracko z pełną historią zmian: utworzenie, edycje, wyodrębnianie AI i komentarze

Przeglądaj aktywność w całej organizacji

Aby zobaczyć cały portfel umów, otwórz stronę Activity w głównej nawigacji. Zbiera ona aktywność ze wszystkich umów, do których masz dostęp, w jednym strumieniu: eksporty, alerty, aktualizacje podpisów i zmiany zespołu w całej organizacji. Karta Activity w pojedynczej umowie to ten sam zapis, ograniczony do jednej umowy.

Co jest rejestrowane

Historia zmian rejestruje cały cykl życia umowy i elementów z nią powiązanych:

Umowy: utworzenie, edycje, zmiany statusu i właściciela, przenoszenie między folderami, archiwizacja, usunięcie i przywrócenie. Edycje pokazują, ile pól się zmieniło. Rozwiń wpis, aby zobaczyć wartości przed zmianą i po niej, na przykład tytuł, datę zakończenia lub status.
AI i wczytywanie: Contract created via integration API dla umów, które trafiają do systemu programowo, AI extraction applied, gdy Clara czyta dokument i uzupełnia pola, oraz Contract ready for review, gdy wyodrębnianie się zakończy.
Podpisy: pełny cykl podpisywania, w tym Signed contract ingestion queued, Signed contract ingested oraz wysłane, podpisane, ukończone, odrzucone lub wygasłe.
Pliki: wgrywanie, nowe wersje, pobieranie i usuwanie.
Komentarze: dodanie, edycja lub usunięcie komentarza.
Udostępnianie: utworzenie, wyświetlenie i unieważnienie linków do udostępniania zewnętrznego.
Osoby i dostęp: kontrahenci, role członków i zmiany dostępu do umów.
Eksporty: Export ready, gdy eksport umowy się zakończy.

Każdy wpis rejestruje, kto lub co dokonało zmiany (członek zespołu, system, Clara lub integracja), czas oraz, jeśli to istotne, konkretne pola, które się zmieniły.

Kto widzi historię zmian

Kartę Activity umowy widzą wszystkie osoby mające dostęp do tej umowy, więc historia zmian podlega Twoim obecnym uprawnieniom do umów. Strona Activity dla całej organizacji pokazuje tylko zdarzenia z umów, do których dany członek i tak ma dostęp.

Eksport historii zmian

Gdy eksportujesz umowę, jej aktywność jest dołączona do eksportu. Folder każdej umowy w eksporcie zawiera plik activity.csv obok danych i plików umowy, z jednym wierszem na zdarzenie: czas, aktywność, typ, szczegóły, osoba wykonująca i zmienione pola. Pełną zawartość eksportu znajdziesz w artykule Eksport umów i danych. Bardzo długie historie są ograniczone do 10 000 najnowszych zdarzeń na umowę.

Dlaczego to ważne

Pełna historia zmian pomaga, gdy musisz pokazać, co i kiedy stało się z umową:

Audyty i zgodność: pokaż, jak umowa powstała, jak ją zmieniano i zatwierdzano.
Raportowanie wewnętrzne: przypisz decyzje i edycje do osoby lub systemu, który ich dokonał.
Bez uzależnienia od platformy: wyeksportowany dziennik aktywności należy do Ciebie, więc w każdej chwili możesz przejść do innego systemu albo przechowywać zapisy poza Contracko.