Organizações com múltiplos utilizadores
O Contracko suporta organizações com múltiplos utilizadores para que a sua equipa possa gerir contratos em conjunto. Decide quem pode aderir, o que cada membro tem permissão para fazer através da sua função e a que grupos pertence. O acesso por contrato e por pasta é abordado em Permissões de contratos e Organizar contratos com pastas.
Configurar o perfil da sua organização
- Inicie sessão e aceda a Definições
- Selecione o separador Perfil da organização
- Configure a sua organização:
- Avatar -- carregue o logótipo da sua empresa
- Nome de apresentação -- o nome comum da sua organização
- Nome legal -- o nome completo da sua entidade legal (utilizado pela nossa IA para uma interpretação mais precisa dos contratos)
Configurar o perfil de membro da equipa
Cada membro da equipa pode personalizar o seu próprio perfil:
- Aceda a Definições → Perfil
- Carregue um avatar pessoal
- Atualize o seu nome de apresentação se necessário
Convidar membros da equipa
Abra Definições → Organização e escolha como pretende convidar pessoas:
- Convite por e-mail -- o Contracko envia-lhes um convite diretamente.
- Hiperligação partilhável -- copie a hiperligação e partilhe-a no Slack, por e-mail ou em qualquer canal. Útil quando está a integrar várias pessoas ao mesmo tempo.
Em qualquer dos casos, define a função predefinida que os novos membros recebem quando aceitam. Pode alterar a função de um membro a qualquer momento a partir do mesmo ecrã.
Funções
Todos os membros da sua organização têm uma função. A função determina o que podem fazer em todos os contratos a que têm acesso. As funções são cumulativas -- cada nível inclui tudo o que o anterior pode fazer.
| Função | Pode fazer |
|---|---|
| Visualizador | Acesso só de leitura a contratos e conteúdo do espaço de trabalho. |
| Comentador | Pode ver contratos e adicionar comentários, mas não pode editar conteúdo. |
| Editor | Pode criar e editar contratos, mas não pode gerir acessos ou definições de equipa. |
| Gestor | Pode gerir contratos, acesso a contratos, tipos de contrato, convites e funções inferiores. |
| Administrador | Acesso administrativo total ao espaço de trabalho, incluindo faturação, definições e atribuição de gestores. |
As mesmas descrições aparecem ao passar o cursor sobre cada membro na lista da sua organização, pelo que não precisa de voltar aqui quando se esquecer.
A pessoa que criou originalmente o seu espaço de trabalho é o Proprietário -- efetivamente Administrador mais a capacidade de transferir a propriedade do espaço de trabalho. A função de Proprietário não é atribuível a partir do ecrã de equipa; transfere-se quando a propriedade do espaço de trabalho muda de mãos.
Grupos
Os grupos permitem representar a estrutura real da sua equipa -- Operações, Jurídico, Finanças, Operações de Vendas, entre outros. Assim que um grupo existe, pode definir o âmbito de um contrato ou de uma pasta para esse grupo em vez de adicionar pessoas uma a uma.
Para criar um grupo:
- Aceda a Definições → Organização
- Na secção de grupos, clique em Novo grupo
- Dê-lhe um nome (por exemplo, Finanças, Jurídico júnior, Operações)
- Adicione os membros da equipa que pertencem a esse grupo
A adesão a grupos é dinâmica: quando alguém entra ou sai de um grupo, o seu acesso a todos os contratos com âmbito nesse grupo é atualizado automaticamente. É isso que torna a definição de âmbito ao nível da pasta tão eficaz -- consulte Organizar contratos com pastas.
Propriedade de contratos e notificações
Todos os contratos têm um proprietário que recebe todas as notificações por predefinição. Pode encaminhar notificações específicas para outros membros da equipa:
- Abra um contrato → Notificações
- Crie ou edite uma notificação
- Defina o Destinatário para qualquer membro da equipa
- Opcionalmente, adicione uma descrição (por exemplo, "Revisão de fim de ano")
- Guarde
Útil quando uma pessoa é proprietária do contrato, mas um colega trata de um ciclo de renovação ou revisão específico.
Colaborar com comentários
Os membros da equipa podem discutir contratos diretamente:
- Abra um contrato
- Navegue até Comentários
- Escreva a sua mensagem e clique em Publicar
Os comentários aparecem no próprio contrato e no feed de Atividade recente.
Sugestões
Defina o seu nome legal com precisão -- a nossa IA utiliza o nome legal da sua organização para identificar contrapartes ao analisar contratos. A precisão melhora os resultados de extração.
Escolha uma função predefinida em que os novos membros possam crescer -- começar as pessoas como Editor é geralmente o equilíbrio ideal: podem fazer trabalho real desde o primeiro dia e pode promovê-las a gestor ou administrador posteriormente.
Utilize grupos mesmo para equipas pequenas -- não custam nada a configurar e tornam o acesso ao nível da pasta (consulte a documentação de Pastas) imediato quando começar a utilizá-lo.