Organizzazioni multi-utente
Contracko supporta le organizzazioni multi-utente in modo che il team possa gestire i contratti insieme. L'utente decide chi può unirsi, cosa ogni membro può fare tramite il proprio ruolo e a quali gruppi appartiene. L'accesso per contratto e per cartella sono trattati in Autorizzazioni contratto e Organizzazione dei contratti con le cartelle.
Configurazione del profilo dell'organizzazione
- Effettuare l'accesso e andare su Impostazioni
- Selezionare la scheda Profilo organizzazione
- Configurare l'organizzazione:
- Avatar -- caricare il logo aziendale
- Nome visualizzato -- il nome comune dell'organizzazione
- Ragione sociale -- la denominazione legale completa (utilizzata dall'AI per un'interpretazione più precisa dei contratti)
Configurazione del profilo del membro del team
Ogni membro del team può personalizzare il proprio profilo:
- Andare su Impostazioni → Profilo
- Caricare un avatar personale
- Aggiornare il nome visualizzato se necessario
Invito dei membri del team
Aprire Impostazioni → Organizzazione, poi scegliere come invitare le persone:
- Invito via email -- Contracko invia direttamente un invito.
- Link condivisibile -- copiare il link e inserirlo in Slack, email o qualsiasi canale. Utile quando si effettua l'onboarding di più persone contemporaneamente.
In entrambi i casi, si imposta il ruolo predefinito che i nuovi membri ricevono all'accettazione. È possibile modificare il ruolo di un membro in qualsiasi momento dalla stessa schermata.
Ruoli
Ogni membro dell'organizzazione ha un ruolo. Il ruolo determina cosa può fare su ogni contratto a cui ha accesso. I ruoli sono cumulativi: ogni livello include tutto ciò che può fare il livello precedente.
| Ruolo | Può fare |
|---|---|
| Visualizzatore | Accesso in sola lettura ai contratti e al contenuto dell'area di lavoro. |
| Commentatore | Può visualizzare i contratti e aggiungere commenti, ma non può modificare il contenuto. |
| Editor | Può creare e modificare contratti, ma non può gestire l'accesso o le impostazioni del team. |
| Manager | Può gestire contratti, accesso ai contratti, tipi di contratto, inviti e ruoli inferiori. |
| Admin | Accesso amministratore completo all'area di lavoro, inclusi fatturazione, impostazioni e assegnazione dei manager. |
Le stesse descrizioni compaiono al passaggio del mouse accanto a ogni membro nell'elenco dell'organizzazione, quindi non è necessario tornare qui quando si dimentica.
La persona che ha creato originariamente l'area di lavoro è il Proprietario, ovvero Admin con in aggiunta la possibilità di trasferire la proprietà dell'area di lavoro. Il ruolo Proprietario non è assegnabile dalla schermata del team; si trasferisce quando la proprietà dell'area di lavoro cambia mano.
Gruppi
I gruppi consentono di rappresentare la struttura reale del team: Operazioni, Legale, Finanza, Sales Ops e così via. Una volta creato un gruppo, è possibile assegnare un contratto o una cartella a quel gruppo invece di aggiungere le persone una alla volta.
Per creare un gruppo:
- Andare su Impostazioni → Organizzazione
- Nella sezione gruppi, fare clic su Nuovo gruppo
- Assegnargli un nome (ad es. Finanza, Legale junior, Operazioni)
- Aggiungere i membri del team che appartengono a quel gruppo
L'appartenenza al gruppo è dinamica: quando qualcuno entra o lascia un gruppo, il suo accesso a ogni contratto assegnato a quel gruppo si aggiorna automaticamente. Questo è ciò che rende l'assegnazione a livello di cartella così potente; vedere Organizzazione dei contratti con le cartelle.
Proprietà del contratto e notifiche
Ogni contratto ha un proprietario che riceve per impostazione predefinita tutte le notifiche relative ad esso. È possibile instradare notifiche specifiche ad altri membri del team:
- Aprire un contratto → Notifiche
- Creare o modificare una notifica
- Impostare il Destinatario su qualsiasi membro del team
- Aggiungere facoltativamente una descrizione (ad es. "Verifica di fine anno")
- Salvare
Utile quando una persona è proprietaria del contratto ma un collega gestisce un ciclo specifico di rinnovo o revisione.
Collaborazione con i commenti
I membri del team possono discutere i contratti direttamente:
- Aprire un contratto
- Scorrere fino a Commenti
- Digitare il messaggio e fare clic su Pubblica
I commenti compaiono sul contratto stesso e nel feed Attività recenti.
Suggerimenti
Impostare la ragione sociale in modo accurato -- la nostra AI utilizza la ragione sociale dell'organizzazione per identificare le controparti durante l'analisi dei contratti. La precisione migliora i risultati dell'estrazione.
Scegliere un ruolo predefinito in cui i nuovi membri possano crescere -- iniziare con il ruolo Editor è di solito la scelta ottimale: possono svolgere lavoro reale dal primo giorno e si può promuoverli a manager o admin in seguito.
Usare i gruppi anche per i team piccoli -- non costano nulla da configurare e rendono immediato l'accesso a livello di cartella (vedere la documentazione sulle Cartelle) quando si inizia a utilizzarlo.