Porządkowanie umów w folderach

Foldery dają Ci jedno miejsce do porządkowania umów, określania dostępu na poziomie folderu i zbiorczego eksportowania grup umów. Przydają się, gdy różne zespoły powinny widzieć tylko wybrane umowy albo gdy chcesz zachować czystą strukturę wraz z rozwojem konta.

Foldery znajdują się na górze tabeli umów. Kliknij dowolny folder prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć pełny zestaw działań: Edit, Move, Export, Manage access i Delete.

Tabela umów z folderami na górze i otwartym menu kontekstowym folderu z opcjami Edit, Move, Export, Manage access i Delete

Tworzenie folderu

Folder możesz utworzyć w dwóch miejscach:

Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne puste miejsce w tabeli Contracts
Otwórz panel Folders i kliknij New folder

Nadaj folderowi nazwę i gotowe.

Panel Folders z hierarchią folderów i przyciskiem New folder

Poruszanie się po folderach

Kliknij folder, aby go otworzyć. Ścieżka nawigacji u góry tabeli (np. Contracts / Insurances) pozwala wrócić o poziom wyżej. Panel Folders przydaje się też, gdy chcesz przeskakiwać między folderami bez utraty miejsca w tabeli umów.

Zagnieżdżanie folderów

Foldery mogą zawierać inne foldery. Wewnątrz folderu utwórz nowy folder tak samo jak na najwyższym poziomie. Nie ma sztywnego limitu głębokości, więc możesz odzwierciedlić sposób, w jaki Twój zespół myśli o umowach.

Otwarty folder Insurances z zagnieżdżonym podfolderem Lease fleet insurance i umowami

Przenoszenie umów do folderu

Umowę możesz przenieść na dwa sposoby:

Right-click → Move i wybierz folder docelowy
Przeciągnij i upuść umowę na folder

Przeciąganie i upuszczanie jest zwykle najszybsze, gdy folder docelowy jest widoczny.

Eksportowanie folderu

Kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz Export. Contracko wyeksportuje każdą umowę w tym folderze, w tym umowy w zagnieżdżonych podfolderach. Użyj tej opcji, gdy chcesz przekazać wycinek repozytorium działowi finansowemu, prawnemu lub zewnętrznej stronie za jednym razem.

Zarządzanie dostępem do folderu

Możesz określać dostęp na poziomie pojedynczego folderu. Kliknij folder prawym przyciskiem myszy, wybierz Manage access i wskaż tryb uprawnień:

Everyone - wszyscy w Twojej organizacji Contracko
Restricted - tylko wybrane zespoły lub osoby, które dodasz

Każda umowa dodana później do folderu dziedziczy ustawienia dostępu folderu. Nie musisz ustawiać uprawnień dla każdej nowej umowy osobno.

To dobrze współgra z grupami i kontrolą dostępu opartą na rolach, jeśli chcesz zarządzać tym, kto co widzi w zespole.

Okno Manage access dla folderu z przełącznikiem Everyone / Restricted i wybranym zespołem

Wskazówki

Zaplanuj jeden lub dwa poziomy zagnieżdżenia - Większość zespołów dobrze sobie radzi z folderem głównym na funkcję biznesową (Operations, Sales, Vendor) i jednym poziomem podfolderów. Głębsze zagnieżdżenie utrudnia znajdowanie umów.

Używaj dostępu na poziomie folderu zamiast uprawnień do pojedynczych umów - Jeśli zespół pracuje tylko z umowami określonego typu, daj mu dostęp na poziomie folderu. Wszystko, co trafi do folderu, automatycznie otrzyma właściwy zakres dostępu.