Organizzare i contratti con le cartelle
Le cartelle forniscono un unico luogo dove organizzare i contratti, limitare l'accesso per singola cartella ed esportare gruppi di contratti insieme. Sono utili quando team diversi devono vedere solo contratti specifici, o quando si desidera una struttura ordinata man mano che l'account cresce.
Le cartelle si trovano in cima alla tabella dei contratti. Faccia clic con il tasto destro su qualsiasi cartella per accedere all'insieme completo delle azioni: Modifica, Sposta, Esporta, Gestisci accesso e Elimina.
Creare una cartella
Può creare una cartella in due modi:
- Faccia clic con il tasto destro su qualsiasi spazio vuoto nella tabella Contratti
- Apra il pannello Cartelle e faccia clic su Nuova cartella
Assegni un nome alla cartella e verrà creata.
Navigare nelle cartelle
Faccia clic su una cartella per aprirla. Il breadcrumb in cima alla tabella (ad es. Contratti / Assicurazioni) Le consente di tornare al livello superiore. Il pannello Cartelle è utile anche quando vuole spostarsi tra le cartelle senza perdere il suo posto nella tabella dei contratti.
Annidare le cartelle
Le cartelle possono contenere altre cartelle. All'interno di una cartella, crei una nuova cartella allo stesso modo in cui lo farebbe al livello superiore. Non c'è un limite fisso di profondità, quindi può rispecchiare il modo in cui il suo team pensa ai propri contratti.
Spostare i contratti in una cartella
Ci sono due modi per spostare un contratto:
- Tasto destro -> Sposta e scegliere la cartella di destinazione
- Trascina e rilascia il contratto sulla cartella
Il trascinamento è di solito il più veloce quando la destinazione è visibile.
Esportare una cartella
Faccia clic con il tasto destro sulla cartella e scelga Esporta. Contracko esporterà tutti i contratti all'interno di quella cartella, inclusi i contratti in eventuali sottocartelle annidate. Lo utilizzi quando deve condividere una parte del suo archivio con la funzione finanziaria, legale o con una parte esterna in un'unica operazione.
Gestire l'accesso alle cartelle
Può limitare l'accesso per singola cartella. Faccia clic con il tasto destro sulla cartella, scelga Gestisci accesso e selezioni una modalità di autorizzazione:
- Tutti -- chiunque nella sua organizzazione Contracko
- Limitato -- solo team o persone specifiche che aggiunge
Qualsiasi contratto aggiunto successivamente alla cartella eredita le impostazioni di accesso della cartella. Non è necessario impostare le autorizzazioni su ogni nuovo contratto.
Questo si abbina bene ai gruppi e ai controlli di accesso basati sui ruoli per gestire chi vede cosa all'interno del team.
Suggerimenti
Pianifichi uno o due livelli di annidamento -- La maggior parte dei team si trova bene con una cartella superiore per funzione aziendale (Operations, Sales, Fornitori) e un livello di sottocartelle. Un annidamento più profondo può rendere i contratti più difficili da trovare.
Utilizzi l'accesso a livello di cartella invece delle autorizzazioni per contratto -- Se un team lavora sempre con contratti di un certo tipo, dia a quel team l'accesso a livello di cartella. Qualsiasi nuovo elemento inserito nella cartella viene automaticamente impostato correttamente.