Organizar contratos con carpetas

Las carpetas le dan un unico lugar para organizar sus contratos, delimitar el acceso por carpeta y exportar grupos de contratos en conjunto. Son utiles cuando distintos equipos solo deben ver contratos especificos, o cuando quiere una estructura ordenada a medida que crece su cuenta.

Las carpetas se situan en la parte superior de la tabla de contratos. Haga clic con el boton derecho en cualquier carpeta para acceder al conjunto completo de acciones de carpeta: Editar, Mover, Exportar, Gestionar acceso y Eliminar.

Crear una carpeta

Puede crear una carpeta en dos lugares:

• Haga clic con el boton derecho en cualquier espacio vacio de la tabla de Contratos
• Abra el panel de Carpetas y haga clic en Nueva carpeta

De un nombre a la carpeta y se creara.

Navegar por las carpetas

Haga clic en una carpeta para abrirla. La ruta de navegacion en la parte superior de la tabla (p. ej., Contratos / Seguros) le permite retroceder un nivel. El panel de Carpetas tambien es util cuando quiere saltar entre carpetas sin perder su lugar en la tabla de contratos.

Anidar carpetas

Las carpetas pueden contener otras carpetas. Dentro de una carpeta, cree una nueva carpeta de la misma forma que lo haria en el nivel superior. No hay un limite de profundidad fijo, asi que puede reflejar como sea que su equipo piense en sus contratos.

Mover contratos a una carpeta

Hay dos formas de mover un contrato:

• Clic derecho → Mover y elija la carpeta de destino
• Arrastre y suelte el contrato sobre la carpeta

Arrastrar y soltar suele ser lo mas rapido cuando el destino esta visible.

Exportar una carpeta

Haga clic con el boton derecho en la carpeta y elija Exportar. Contracko exportara todos los contratos dentro de esa carpeta, incluidos los contratos de cualquier subcarpeta anidada. Use esto cuando necesite compartir una parte de su repositorio con finanzas, juridico o una parte externa de una sola vez.

Gestionar el acceso a las carpetas

Puede delimitar el acceso por carpeta. Haga clic con el boton derecho en la carpeta, elija Gestionar acceso y seleccione un modo de permiso:

• Todos: cualquier persona de su organizacion en Contracko
• Restringido: solo los equipos o personas especificas que anada

Cualquier contrato que anada a la carpeta posteriormente hereda la configuracion de acceso de la carpeta. No necesita establecer permisos en cada nuevo contrato.

Esto combina bien con los grupos y controles de acceso basados en roles para gestionar quien ve que en todo el equipo.

Consejos

Planifique uno o dos niveles de anidamiento: la mayoria de los equipos funcionan bien con una carpeta superior por funcion de negocio (Operaciones, Ventas, Proveedores) y un nivel de subcarpetas. Un anidamiento mas profundo puede dificultar encontrar los contratos.

Use el acceso a nivel de carpeta en lugar de permisos por contrato: si un equipo solo trabaja con contratos de cierto tipo, de a ese equipo acceso a nivel de carpeta. Cualquier elemento nuevo que se deposite en la carpeta queda delimitado correctamente de forma automatica.