Organisera avtal med mappar

Mappar ger dig en enda plats att organisera dina avtal, begränsa åtkomst per mapp och exportera grupper av avtal tillsammans. De är användbara när olika team bara ska se vissa avtal, eller när du vill ha en tydlig struktur i takt med att kontot växer.

Mappar ligger högst upp i avtalstabellen. Högerklicka på en mapp för alla mappåtgärder: Edit, Move, Export, Manage access och Delete.

Avtalstabellen med mappar högst upp och högerklicksmenyn öppen på en mapp med åtgärderna Edit, Move, Export, Manage access och Delete

Skapa en mapp

Du kan skapa en mapp på två ställen:

Högerklicka i tomt utrymme i tabellen Contracts
Öppna panelen Folders och klicka på New folder

Ge mappen ett namn så skapas den.

Panelen Folders med mapphierarkin och knappen New folder

Navigera mellan mappar

Klicka på en mapp för att öppna den. Brödsmulorna högst upp i tabellen (till exempel Contracts / Insurances) låter dig gå upp en nivå. Panelen Folders är också användbar när du vill hoppa mellan mappar utan att tappa positionen i avtalstabellen.

Kapslade mappar

Mappar kan innehålla andra mappar. Skapa en ny mapp inuti en mapp på samma sätt som på översta nivån. Det finns ingen fast djupgräns, så du kan spegla hur teamet tänker kring sina avtal.

Mappen Insurances öppen med undermappen Lease fleet insurance bredvid avtal

Flytta avtal till en mapp

Det finns två sätt att flytta ett avtal:

Högerklicka → Move och välj målmapp
Dra och släpp avtalet på mappen

Dra och släpp är oftast snabbast när målmappen är synlig.

Exportera en mapp

Högerklicka på mappen och välj Export. Contracko exporterar varje avtal i mappen, inklusive avtal i kapslade undermappar. Använd detta när du behöver dela en del av arkivet med ekonomi, juridik eller en extern part i ett svep.

Hantera mappåtkomst

Du kan begränsa åtkomsten per mapp. Högerklicka på mappen, välj Manage access och välj behörighetsläge:

Everyone: alla i din Contracko-organisation
Restricted: endast de team eller personer du lägger till

Alla avtal du lägger till i mappen senare ärver mappens åtkomstinställningar. Du behöver inte ställa in behörigheter för varje nytt avtal.

Detta kombineras bra med grupper och rollbaserad åtkomstkontroll för att hantera vem som ser vad i teamet.

Dialogrutan Manage access för en mapp med växlingsknappen Everyone / Restricted och ett valt team

Tips

Planera en eller två nivåer av kapsling - De flesta team klarar sig bra med en översta mapp per affärsfunktion (Operations, Sales, Vendor) och en nivå av undermappar. Djupare kapsling kan göra avtalen svårare att hitta.

Använd åtkomst på mappnivå i stället för behörigheter per avtal - Om ett team bara arbetar med avtal av en viss typ, ge teamet åtkomst på mappnivå. Allt nytt som läggs i mappen får automatiskt rätt behörighet.