Contracten organiseren met mappen

Met mappen organiseer je je contracten op één plek, regel je toegang per map en exporteer je groepen contracten in één keer. Handig wanneer verschillende teams alleen specifieke contracten mogen zien, of wanneer je structuur wilt aanbrengen naarmate je account groeit.

Mappen staan bovenaan de contractentabel. Klik met de rechtermuisknop op een map voor de volledige set acties: Bewerken, Verplaatsen, Exporteren, Toegang beheren en Verwijderen.

Een map aanmaken

Je kunt op twee plekken een map aanmaken:

• Klik met de rechtermuisknop op een lege plek in de Contracten-tabel
• Open het Mappen-paneel en klik op Nieuwe map

Geef de map een naam en deze wordt aangemaakt.

Navigeren door mappen

Klik op een map om deze te openen. Met het kruimelpad bovenaan de tabel (bijv. Contracten / Verzekeringen) ga je een niveau omhoog. Het Mappen-paneel is ook handig om tussen mappen te springen zonder je plek in de contractentabel te verliezen.

Mappen nesten

Mappen kunnen andere mappen bevatten. Maak binnen een map op dezelfde manier een nieuwe map aan als op het hoofdniveau. Er is geen vaste dieptelimiet, dus je kunt je structuur laten aansluiten op hoe jouw team over contracten denkt.

Contracten naar een map verplaatsen

Er zijn twee manieren om een contract te verplaatsen:

• Rechtermuisknop → Verplaatsen en kies de doelmap
• Slepen en neerzetten op de gewenste map

Slepen en neerzetten is meestal het snelst als de doelmap zichtbaar is.

Een map exporteren

Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Exporteren. Contracko exporteert alle contracten in die map—inclusief contracten in eventuele submappen. Handig wanneer je een deel van je archief in één keer wilt delen met finance, juridisch of een externe partij.

Toegang per map beheren

Je kunt toegang per map instellen. Klik met de rechtermuisknop op de map, kies Toegang beheren en selecteer een toegangsmodus:

• Iedereen — alle leden van je Contracko-organisatie
• Beperkt — alleen specifieke teams of personen die je toevoegt

Elk contract dat je later aan de map toevoegt, neemt automatisch de toegangsinstellingen van de map over. Je hoeft niet voor elk nieuw contract afzonderlijk rechten in te stellen.

Dit werkt goed samen met groepen en role-based access controls voor het beheren van wie wat ziet binnen het team.

Tips

Plan één of twee niveaus van nesting — De meeste teams hebben genoeg aan een hoofdmap per businessfunctie (Operations, Sales, Leveranciers) met één niveau submappen. Diepere nesting maakt contracten lastiger terug te vinden.

Gebruik toegang op mapniveau in plaats van per contract — Werkt een team alleen met contracten van een bepaald type, geef dat team dan toegang op mapniveau. Alles wat je daar later aan toevoegt, is automatisch goed afgeschermd.