Organizar contratos com pastas

As pastas oferecem um local único para organizar os seus contratos, definir acessos por pasta e exportar grupos de contratos em conjunto. São úteis quando equipas diferentes apenas devem ver determinados contratos, ou quando pretende uma estrutura organizada à medida que a sua conta cresce.

As pastas aparecem no topo da tabela de contratos. Clique com o botão direito em qualquer pasta para aceder ao conjunto completo de ações: Editar, Mover, Exportar, Gerir acesso e Eliminar.

Criar uma pasta

Pode criar uma pasta em dois locais:

• Clique com o botão direito em qualquer espaço vazio na tabela de Contratos
• Abra o painel Pastas e clique em Nova pasta

Atribua um nome à pasta e ela será criada.

Navegar entre pastas

Clique numa pasta para a abrir. O caminho de navegação no topo da tabela (por exemplo, Contratos / Seguros) permite-lhe subir um nível. O painel Pastas também é útil quando pretende saltar entre pastas sem perder o ponto de vista atual na tabela de contratos.

Aninhar pastas

As pastas podem conter outras pastas. Dentro de uma pasta, crie uma nova pasta da mesma forma que faria no nível superior. Não existe um limite de profundidade fixo, pelo que pode replicar a forma como a sua equipa organiza os contratos.

Mover contratos para uma pasta

Existem duas formas de mover um contrato:

• Clique com o botão direito → Mover e selecione a pasta de destino
• Arrastar e largar o contrato sobre a pasta

Arrastar e largar é geralmente mais rápido quando o destino está visível.

Exportar uma pasta

Clique com o botão direito na pasta e escolha Exportar. O Contracko exportará todos os contratos dentro dessa pasta, incluindo os contratos em quaisquer subpastas aninhadas. Utilize esta opção quando precisar de partilhar uma parte do seu repositório com as equipas de finanças, jurídica ou uma parte externa de uma só vez.

Gerir o acesso às pastas

Pode definir o acesso por pasta. Clique com o botão direito na pasta, escolha Gerir acesso e selecione um modo de permissão:

• Todos -- qualquer membro da sua organização no Contracko
• Restrito -- apenas as equipas ou pessoas específicas que adicionar

Qualquer contrato que adicione à pasta posteriormente herda as definições de acesso da pasta. Não é necessário definir permissões em cada novo contrato.

Esta funcionalidade complementa os grupos e controlos de acesso baseados em funções para gerir quem vê o quê em toda a equipa.

Sugestões

Planeie um ou dois níveis de aninhamento -- A maioria das equipas funciona bem com uma pasta principal por função de negócio (Operações, Vendas, Fornecedor) e um nível de subpastas. Um aninhamento mais profundo pode dificultar a localização de contratos.

Utilize o acesso ao nível da pasta em vez de permissões por contrato -- Se uma equipa trabalha exclusivamente com contratos de um determinado tipo, conceda acesso a essa equipa ao nível da pasta. Tudo o que for adicionado à pasta fica automaticamente com o âmbito correto.