Datas de contratos e renovações automáticas
As datas de contratos no Contracko ajudam-no a acompanhar quando os acordos terminam, quando se renovam e quando precisa de dar aviso de rescisão. O sistema gere tanto contratos com data de fim que se renovam automaticamente como acordos por prazo indeterminado sem datas de fim específicas.
Contratos com data de fim vs. contratos por prazo indeterminado
Os contratos no Contracko podem ser configurados com data de fim ou por prazo indeterminado:
Contratos com data de fim têm uma data de expiração específica. São comuns em:
- Subscrições de software (mensais ou anuais)
- Acordos de prestação de serviços a prazo fixo
- Arrendamentos com condições de renovação
- NDAs com datas de expiração
Contratos por prazo indeterminado não têm data de fim especificada. Incluem:
- Relações contínuas com fornecedores
- Contratos de trabalho sem prazo
- Licenças permanentes
Quando cria um contrato com data de fim, irá configurar o funcionamento das renovações e dos prazos de aviso.
Configurar a renovação automática
A renovação automática significa que o contrato se prolonga automaticamente a menos que seja rescindido de forma ativa.
Para configurar a renovação automática:
- Abra o seu contrato no editor
- Introduza a Data de fim em que o período atual expira
- Ative a Renovação automática
- Defina o Período de renovação, por exemplo:
- Mensal - Renova no mesmo dia de cada mês
- Dias personalizados - Especifique o número exato de dias (por exemplo, 28 dias)
- Anual - Renova anualmente na mesma data
Para subscrições de software, o incremento de renovação corresponde normalmente ao ciclo de faturação. Se paga mensalmente, configure a renovação mensal. Se paga anualmente, configure a renovação anual.
Configurar prazos de aviso
O prazo de aviso é o prazo limite até ao qual deve notificar a contraparte caso pretenda rescindir ou renegociar o contrato.
Prazos de aviso comuns:
- Subscrições de software: 1 dia (pode cancelar a qualquer momento através da interface do fornecedor)
- NDAs e acordos de prestação de serviços: 1 a 3 meses
- Arrendamentos: 2 a 3 meses
- Contratos de alto valor: 3 a 6 meses ou mais
Para definir o prazo de aviso:
- No editor de contratos, localize Aviso de rescisão
- Introduza o prazo antes da data de fim em que é devido
- Guarde o contrato
O Contracko irá lembrá-lo quando o prazo de aviso se aproximar, para que não perca o prazo de rescisão.
Como funciona a atualização automática de datas
Quando um contrato com renovação automática atinge a sua data de fim, o Contracko avança automaticamente todas as datas pelo incremento de renovação.
Exemplo com renovação mensal:
- Período atual: 1 de outubro - 31 de outubro
- Quando chega o dia 31 de outubro: O contrato atualiza automaticamente para 1 de novembro - 30 de novembro
- O prazo de aviso avança pelo mesmo incremento
Isso garante que o acompanhamento dos seus contratos se mantém atualizado sem intervenção manual. Pode consultar as próximas datas no calendário para ver quando os contratos serão renovados.
Exemplo: Configuração de subscrição de software
Aqui está um exemplo completo para uma subscrição de software típica:
Subscrição empresarial do Spotify:
- Data de início: 1 de outubro de 2025
- Data de fim: 31 de outubro de 2025
- Renovação automática: Ativada
- Incremento de renovação: Mensal
- Prazo de aviso: 1 dia antes da data de fim
- Valor: 1.000 $/ano, faturado mensalmente
Esta configuração significa que:
- O contrato renova automaticamente a cada mês
- Tem de cancelar com pelo menos 1 dia de antecedência face a 31 de outubro para evitar cobranças de novembro
- A 1 de novembro, todas as datas avançam automaticamente um mês
Sugestões
Alinhe os incrementos de renovação com os ciclos de faturação - Se é faturado mensalmente, configure renovações mensais. Se é faturado anualmente, configure renovações anuais. Assim, o acompanhamento fica alinhado com as cobranças reais.
Defina prazos de aviso realistas - Para software que pode cancelar de imediato, use 1 dia. Para contratos negociados, verifique a cláusula de rescisão real e utilize esse número exato de dias.
Reveja o calendário mensalmente - Verifique as próximas datas de fim e prazos de aviso no início de cada mês, para ter tempo de agir nos contratos que pretende rescindir.