Date dei contratti e rinnovi automatici

Le date dei contratti in Contracko aiutano a monitorare quando gli accordi terminano, quando si rinnovano e quando e necessario fornire il preavviso per la risoluzione. Il sistema gestisce sia i contratti con data di fine che si rinnovano automaticamente, sia gli accordi a tempo indeterminato senza date di fine specifiche.

Contratti con data di fine e contratti a tempo indeterminato

I contratti in Contracko possono essere configurati come contratti con data di fine o a tempo indeterminato:

I contratti con data di fine hanno una data di scadenza specifica. Sono comuni per:

• Abbonamenti software (mensili o annuali)
• Accordi di servizio a termine fisso
• Contratti di locazione immobiliare con termini di rinnovo
• NDA con date di scadenza

I contratti a tempo indeterminato non hanno una data di fine specificata. Questi includono:

• Relazioni continuative con i fornitori
• Contratti di lavoro senza termine
• Licenze permanenti

Quando si crea un contratto con una data di fine, si configurera il modo in cui funzionano i rinnovi e i periodi di preavviso.

Configurazione del rinnovo automatico

Il rinnovo automatico significa che il contratto si estende automaticamente a meno che non venga attivamente risolto.

Per configurare il rinnovo automatico:

1. Apra il Suo contratto nell'editor
2. Inserisca la Data di fine al termine del periodo corrente
3. Attivi il selettore Rinnovo automatico
4. Imposti il Periodo di rinnovo, ad esempio:
   • Mensile - Si rinnova lo stesso giorno ogni mese
   • Giorni personalizzati - Specifichi il numero esatto di giorni (ad es. 28 giorni)
   • Annuale - Si rinnova annualmente alla stessa data

Per gli abbonamenti software, il ciclo di rinnovo corrisponde tipicamente al ciclo di fatturazione. Se paga mensilmente, imposti il rinnovo mensile. Se paga annualmente, imposti il rinnovo annuale.

Configurazione dei periodi di preavviso

Il periodo di preavviso e la scadenza entro la quale deve notificare alla controparte se desidera risolvere o rinegoziare il contratto.

Periodi di preavviso comuni:

• Abbonamenti software: 1 giorno (puo cancellare in qualsiasi momento tramite l'interfaccia del fornitore)
• NDA e accordi di servizio: 1-3 mesi
• Contratti di locazione immobiliare: 2-3 mesi
• Contratti ad alto valore: 3-6 mesi o piu

Per impostare il periodo di preavviso:

1. Nell'editor del contratto, trovi Preavviso di risoluzione
2. Inserisca la durata prima della data di fine entro cui e dovuto
3. Salvi il contratto

Contracko la ricordera quando il periodo di preavviso si avvicina, in modo che non perda la scadenza di risoluzione.

Come funziona il rollover automatico delle date

Quando un contratto con rinnovo automatico raggiunge la sua data di fine, Contracko sposta automaticamente tutte le date in avanti in base al ciclo di rinnovo.

Esempio con rinnovo mensile:

• Periodo corrente: 1 ottobre - 31 ottobre
• Quando arriva il 31 ottobre: Il contratto si aggiorna automaticamente al 1 novembre - 30 novembre
• Il periodo di preavviso si sposta in avanti dello stesso incremento

Cio garantisce che il monitoraggio dei contratti rimanga aggiornato senza aggiornamenti manuali. Puo visualizzare le date imminenti nel calendario per vedere quando si rinnoveranno i contratti.

Esempio: Configurazione di un abbonamento software

Ecco un esempio completo per un tipico abbonamento software:

Abbonamento business Spotify:

• Data di inizio: 1 ottobre 2025
• Data di fine: 31 ottobre 2025
• Rinnovo automatico: Abilitato
• Ciclo di rinnovo: Mensile
• Periodo di preavviso: 1 giorno prima della data di fine
• Valore: $1.000/anno, fatturato mensilmente

Questa configurazione significa:

• Il contratto si rinnova automaticamente ogni mese
• E necessario cancellare almeno 1 giorno prima del 31 ottobre per evitare addebiti di novembre
• Il 1 novembre, tutte le date si spostano automaticamente in avanti di un mese

Suggerimenti

Faccia corrispondere i cicli di rinnovo ai cicli di fatturazione - Se viene fatturato mensilmente, imposti rinnovi mensili. Se viene fatturato annualmente, imposti rinnovi annuali. Cio mantiene il monitoraggio allineato con gli addebiti effettivi.

Imposti periodi di preavviso realistici - Per il software che puo cancellare istantaneamente, utilizzi 1 giorno. Per i contratti negoziati, controlli la clausola di risoluzione effettiva e utilizzi quel numero esatto di giorni.

Esamini il calendario mensilmente - Controlli le date di fine e i periodi di preavviso imminenti all'inizio di ogni mese, in modo da avere il tempo di agire sui contratti che desidera risolvere.