Daty umów i automatyczne przedłużenie

Daty umów w Contracko pomagają śledzić, kiedy umowy się kończą, kiedy się odnawiają i kiedy musisz złożyć wypowiedzenie. System obsługuje zarówno umowy z datą zakończenia, które przedłużają się automatycznie, jak i umowy bezterminowe, bez konkretnej daty zakończenia.

Umowy z datą zakończenia a umowy bezterminowe

Umowy w Contracko można skonfigurować jako umowy z datą zakończenia albo jako bezterminowe:

Umowy z datą zakończenia mają konkretną datę wygaśnięcia. Są typowe dla:

• subskrypcje oprogramowania (miesięczne lub roczne)
• umowy o świadczenie usług na czas określony
• umowy najmu nieruchomości z warunkami odnowienia
• NDA z datą wygaśnięcia

Umowy bezterminowe nie mają określonej daty zakończenia. Należą do nich:

• stałe relacje z dostawcami
• umowy o pracę bez określonego okresu
• licencje wieczyste

Gdy tworzysz umowę z datą zakończenia, skonfigurujesz sposób działania odnowień i terminów wypowiedzenia.

Konfigurowanie automatycznego przedłużenia

Automatyczne przedłużenie oznacza, że umowa przedłuża się sama, chyba że aktywnie ją wypowiesz.

Aby skonfigurować automatyczne przedłużenie:

1. Otwórz umowę w edytorze
2. Wpisz End date, czyli datę wygaśnięcia obecnego okresu
3. Włącz przełącznik Auto-renewal
4. Ustaw Renewal period, na przykład:
   • Monthly - odnawia się tego samego dnia każdego miesiąca
   • Custom days - określ dokładną liczbę dni (np. 28 dni)
   • Yearly - odnawia się co roku tego samego dnia

W przypadku subskrypcji oprogramowania okres odnowienia zwykle odpowiada cyklowi rozliczeniowemu. Jeśli płacisz miesięcznie, ustaw odnowienie miesięczne. Jeśli płacisz rocznie, ustaw odnowienie roczne.

Konfigurowanie terminów wypowiedzenia

Termin wypowiedzenia to ostateczny termin, w którym musisz powiadomić kontrahenta, że chcesz wypowiedzieć lub renegocjować umowę.

Typowe terminy wypowiedzenia:

• Subskrypcje oprogramowania: 1 dzień (możesz zrezygnować w dowolnym momencie w panelu dostawcy)
• NDA i umowy o świadczenie usług: 1-3 miesiące
• Najem nieruchomości: 2-3 miesiące
• Umowy o wysokiej wartości: 3-6 miesięcy lub dłużej

Aby ustawić termin wypowiedzenia:

1. W edytorze umowy znajdź Termination notice
2. Wpisz, ile czasu przed datą zakończenia przypada termin
3. Zapisz umowę

Contracko przypomni Ci, gdy zbliża się termin wypowiedzenia, żebyś nie przegapił ostatecznego terminu wypowiedzenia.

Jak działa automatyczne przesuwanie dat

Gdy umowa z automatycznym przedłużeniem osiągnie datę zakończenia, Contracko automatycznie przesuwa wszystkie daty o okres odnowienia.

Przykład z miesięcznym odnowieniem:

• Obecny okres: 1 października - 31 października
• Gdy nadejdzie 31 października: umowa automatycznie zmienia się na 1 listopada - 30 listopada
• Termin wypowiedzenia przesuwa się do przodu o ten sam okres

Dzięki temu śledzenie umów pozostaje aktualne bez ręcznych aktualizacji. Nadchodzące daty zobaczysz w kalendarzu, aby wiedzieć, kiedy umowy się odnowią.

Przykład: konfiguracja subskrypcji oprogramowania

Oto pełny przykład typowej subskrypcji oprogramowania:

Subskrypcja biznesowa Spotify:

• Start date: 1 października 2025
• End date: 31 października 2025
• Auto-renewal: włączone
• Renewal increment: miesięczny
• Notice period: 1 dzień przed datą zakończenia
• Value: $1 000 rocznie, rozliczane miesięcznie

Ta konfiguracja oznacza:

• umowa przedłuża się automatycznie co miesiąc
• musisz zrezygnować co najmniej 1 dzień przed 31 października, aby uniknąć opłat za listopad
• 1 listopada wszystkie daty przesuwają się automatycznie o miesiąc do przodu

Wskazówki

Dopasuj okres odnowienia do cyklu rozliczeniowego - Jeśli rozliczasz się miesięcznie, ustaw odnowienie miesięczne. Jeśli rozliczasz się rocznie, ustaw odnowienie roczne. Dzięki temu śledzenie odpowiada rzeczywistym opłatom.

Ustaw realistyczne terminy wypowiedzenia - W przypadku oprogramowania, które możesz anulować od razu, użyj 1 dnia. W przypadku negocjowanych umów sprawdź faktyczną klauzulę wypowiedzenia i użyj dokładnie tej liczby dni.

Przeglądaj kalendarz co miesiąc - Na początku każdego miesiąca sprawdź nadchodzące daty zakończenia i terminy wypowiedzenia, żeby mieć czas zadziałać w sprawie umów, które chcesz wypowiedzieć.